探求電子檔案企業管理意義論文

一、電子檔案在企業管理中的意義

1.在企業各個部門中建立有效的企業局域網系統，領導者在查閱電子檔案時，直接可以透過網絡進行查詢。企業的各個技術人員在查詢企業檔案資料時，也可以透過電腦終端利用授權檔案進行電子檔案的查詢，方便對相關資料的查詢。

2.電子檔案在很大程度上保證了企業檔案的安全性。在利用電子檔案時，爲了確保企業檔案的安全性，可以對檔案進行保密管理，設定一定的進入和查詢權限，利用密鑰進行相應的管理。爲了保證電子檔案和數據不會被任何一個人查閱，可以設定相關的身份驗證系統，要想查閱相關資料，必須要輸入相關的身份驗證。當用戶在輸入身份驗證等資訊時，計算機可以對用戶所輸入的數據資訊進行覈對，如果驗證合格後，用戶就可以登陸進入，進行相關資料的查詢，以此保證企業檔案的安全性。

3.建立完善的電子檔案系統和服務系統。在建立完善的電子檔案系統和服務系統時，首先要加強專業人才的培養工作。電子檔案系統需要工作人員具備着較高專業知識和先進技術，然而許多企業的管理人員沒有具備較高的現代化技術，並且管理人員也沒有很好的處理資訊檔案技術，這些都導致了電子計算機技術無法發揮其本身的巨大作用。

4.電子檔案實現了辦公自動化、無紙化的目標。比如在進行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機和通訊線路進行工作。在檔案存檔的過程中實現了無紙化和辦公自動化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，並可以將檔案資訊數據綜合系統的提供出來。

5.提高現代先進技術的使用率。在許多企業利用計算機資訊技術進行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進行存儲或者是起草檔案時進行打字起草，沒有深度開發計算機功能。沒有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的'人力、物力和財力，同時也浪費了大量的時間。

6.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務範圍，提高了檔案部門的地位。

7.在利用電子檔案時，可以與現代社會先進的技術進行聯繫，這在一定程度上提高了企業的現代化水平，確保企業能夠及時的跟上時代發展潮流。

二、電子檔案在企業管理中的實踐

1.電子檔案在企業管理中的應用時，首先要保證工作人員具備着較高的技術水平和綜合素質。領導人員要對電子檔案的基本運作進行熟悉的瞭解，同時要提高管理人員的專業知識和技術水平。

2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業管理中的實踐時，必須要保證科學有效的制度作爲實踐的基礎。在應用電子檔案時，通常需要經過一個複雜的過程，在電子檔案應用的過程中，若是沒有進行合理的處理，很容易導致電子檔案出現遺失或者是修改的現象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進行嚴格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。

3.鑑定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有着傳輸快捷和方便複製拷貝等優點，但是由於這些優點也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑑定水平。爲了保證電子檔案在傳輸的過程中不會泄露和改動檔案，確保企業利益不會受到損害，可以對檔案添加相應的密鑰等方法。同時在歸檔檔案時，要對電子檔案的價值進行準確的鑑定，將具有價值的檔案進行有效的保留，也要確保電子檔案具備着完整性和準確性。

4.歸檔管理電子檔案。在應用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子檔案的屬性進行確定，並要將電子檔案進行有效的拷貝以此進行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然後在網絡上對電子檔案進行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質量的過關，保證電子檔案的完整性、真實性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進行確定；其次電子檔案的能夠與紙質檔案同步歸檔；最後就是歸檔的電子檔案具備着統一標準，要詳細的說明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。

5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數目非常龐大，有着複雜的種類，並且載體也存在着一定的不穩定性。因此，在存儲電子檔案時，經常會由於各種原因，會對電子檔案的利用產生一定的影響，在儲存和維護電子檔案時也較爲困難，從而需要對電子檔案進行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時，可以透過拷貝、網絡傳輸和直接利用這三個方法進行利用。在利用網絡傳輸方法時，可以透過網絡向企業進行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢企業檔案。