有關電力企業檔案數字化管理論文
1實現電力企業檔案數字化管理的必要性
電力企業檔案對於企業的正常運轉有着十分重要的作用,受工作環境的限制,管理人員對檔案的管理受到限制,,無法實現快捷方便管理,不利於企業的正常運轉,在一定程度上對企業經濟的發展造成了阻礙。此外,傳統電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規範,紙質形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求,才能提高管理人員的工作效率,幫助企業更好更快地發展。在資訊化現代,多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統檔案管理模式,適時抓住機遇,加快建設和完善檔案管理工作,實現公文資訊快速運轉的檔案數字化管理,適應現代社會市場的發展,保證電力企業經濟的'快速發展。
2提高電力企業數字化管理的重要性意識
數字化檔案管理不僅可以加強電力企業對檔案的管理力度,發現檔案管理中存在問題,及時採取有效措施進行改進,還可以進一步提高電力企業檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作,由於資訊量龐大,管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆,且需要進行防潮、防火、防蟲工作,佔用存儲空間大,不易於收集和管理。而檔案數字化管理符合現代先進管理模式,提高了管理人員的工作效率,保證了部門管理的穩定性與健全性。此外,數字化管理的替代可以延長紙質檔案的壽命,還可以實現資源共享,適應節約型社會的發展要求。一方面,跟進多媒體時代的步伐,滿足檔案管理人員的工作需求,另一方面,促進了電力企業在全球資訊化時代的發展。
3建立健全電力企業數字化數據管理庫
數字化管理技術是採用數字化進行存儲的一種方法。數字化資訊主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上,這爲因資訊量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案資訊量的迅速增長與社會、經濟和科技的迅猛發展有關,爲了更好地統籌管理,建立健全的電力企業數字化數據管理庫是最佳選擇。首先,可先從建立良好的電力企業檔案目錄數據庫開始,給電力企業檔案進行分門別類,標上“套”“冊”等分號,寫上相應的檔案名稱,這樣在查找檔案時,只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數,就可以方便快捷地找到。此外,可以建立檔案時間數據庫,時間資訊的錄入也可以幫助查找者快速搜尋查閱。計算機網絡對錄入的時間及內容進行儲存,系統自行將資訊收集傳輸到檔案時間數據庫,進行統計整理,方便管理人員對資訊進行管理的同時,也能夠區分新舊檔案,便於提取資訊。
4做好對企業檔案管理人員的全面培訓工作
電力企業領導應重視檔案數字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識,才能使企業產生更好的經濟效益。爲促進電力企業的穩健發展,電力企業部門應培養一支高素質的專業管理隊伍。爲提高各部門人員的檔案管理意識,貫徹檔案數字化管理知識,電力企業單位負責人可定期組織召開相關會議,使管理人員對數字化檔案管理認識更深刻,認識到數字化檔案管理的重要性,同時也有助於提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外,還要提高檔案管理人員的業務素質,只有掌握業務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質、責任心強的複合型人才從事檔案工作,才能更好地發揮電力企業檔案數字化管理的重要作用。
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