加強對檔案數字化工作的管理管理學論文
檔案數字化涉及檔案館內部許多部門,因此,加強組織管理工作顯得十分重要。檔案數字化建設是一項複雜的系統工程,要經過實際的調研和論證,運用科學方法預測,制定科學配置各種資源進行檔案數字化的總體規劃和年度專項計劃。透過計劃謀求管理系統的外部環境、內部條件、決策目標三者在動態上的平衡,實現制定的各項目標。
實施是一個複雜的活動過程。檔
案數字化建設又是一項全新的工作,技術含量高,涉及到許多因素,在實施過程中會出現各種各樣的矛盾和困難,會遇到來自各方面的干擾。實施特別強調解決問題的及時性,透過創新行政管理與技術管理相互作用的新機制,實施有效的組織、指揮、協調、激勵工作,保證檔案數字化計劃目標的'順利實現。
一、檔案數字化的指導思想與原
則檔案數字化的指導思想是:以需求爲導向,以利用爲目的,充分利用計算機軟硬件功能,最大限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力,保護館藏檔案原件完好,保證數字化檔案真實準確,更好地發揮檔案資訊資源的作用。
檔案數字化的原則是:要遵循
重要檔案數字化的價值性、常用檔案數字化的實用性、開放檔案數字化的開放性、褪跡檔案數字化的搶救性、解密檔案數字化的及時性、目錄數字化與全文數字化分步的時效性、檔案數字化加工與利用同步的一致性等原則。
二、本級爲主,分步實施
1、本級爲主。根據檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數是本級機關形成的,這部分檔案自然是當地檔案館數字化的重點。同時,地方檔案館都保管着大量的上級檔案檔案,館際之間上級檔案檔案重複是必要的,這些紙質檔案來源一般都是上級機關統一印製的。地方檔案館堅持本級爲主的原則,根據需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案檔案的全文數字化,以滿足當前工作的急需,儘量減少檔案館多層的重複勞動。
2、分步實施。館藏檔案數字化
不可能一步到位,而且檔案室進館範圍檔案陸續進館,進館範圍檔案實施檔案數字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中,檔案級目錄數據庫建設是最基礎性的工作,是第一位需要建全的。專題數據庫建設,是根據現實需要而適時建立。全文數據庫建設,是滿足資訊檢索需要而必須加快建設的數據庫。
三、檔案數據庫的管理
1、在建數據庫的設立。在建數據庫是爲了數字化加工所設立的動態庫,是數據不斷變化的數據庫,完成的檔案級目錄數據庫則是成果庫。但是,在鑑定及全文數字化加工過程中,它又成爲全文數字化加工在建數據庫。
2、成果數據庫的使用。成果數據庫只分配使用權限,只有特殊需要時經批准,才分配數據改變的操作權限。
3、數據的管理與監督。建立技術負責人、超級管理員、數據管理員連鎖責任制。實行審批者沒有數據操作權;超級管理員只允許分配權限,不允許使用數據操作權;數據管理員只有需要時經批准使用數據操作權;
用後即刻收回;給予單位領導和相關中層幹部全部數據的檢視權。
四、數字化檔案利用服務
數字化檔案利用服務工程是以搞活數字化檔案利用爲目的,以局域網、政務網、互聯網爲平臺,透過建立數據安全管理制度、網絡安全執行制度和具有法律責任的網管、數據管理員、數字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制,環環相扣,從措施上保證數字化檔案的準確。透過防火牆、CA認證、數字水印、電子簽章、權限控制等計算機新技術,從技術上保證數據的安全,利用網絡實現檔案的法律效力,實現遠程爲利用者提供快捷、準確數字化檔案的目標。
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