文祕工作內容

文祕分爲行政文員、辦公室文員、祕書等，不同的職業也不同的工作內容，本文主要爲您介紹有關文祕的相關內容。

一、 商務溝通

(一)接待工作

1. 全方面的收集類別資料，爲來賓接待工資做好準備。

2. 熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。

3. 做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。

4. 瞭解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。

5. 送別來賓的時候，應該爲來賓預定返程票，安排好返程交通工具。

(二) 溝通與協作工作

1. 運用各種溝通方法和技巧，協調領導之間的關係，與領導、同事和客人有效溝通。

2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。

3. 及時解決溝通的衝突，排除溝通中的障礙。

(三)商務談判

1. 掌握各種資訊的蒐集方法和渠道，充分蒐集商務談判資訊，並參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。

2. 佈置商務談判現場，營造融洽的商務談判氣氛。

3. 做好上午談判的`輔助性工作，協助主談判人員處理談判中的問題。

二 會務管理

(一) 會議籌備

1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標準

2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經費。

3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇並預定合適的會議場所。

4. 掌握會場座位的排列方法和會場佈置方式，精心佈置會議現場。

5. 及時通知與會人員，準備會議檔案和製作會議證件。

6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。

(二) 會議溝通與協調

1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作

2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的儘快形成。

3. 做好會議保衛、保密工作。

4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。

5. 及時處理會議突發性事件，確保會議的順利進行

(三)會議善後

1. 做好與會人員的返程安排

2. 檢查清理會場和整理會議檔案。

3. 傳達會議決議，撰寫會議總結和結算會議經費。

4. 評估會議效果

三 商務活動管理

(一) 商務活動

1. 安排會見、會談

2. 組織和協調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動

2. 掌握組織資訊發佈會的程序，成功舉辦資訊發佈會。

4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。

(二)商務旅行

1. 協助領導制訂周密的出行計劃，爲其準備旅行時攜帶的物品

2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續等事務。

3.爲大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。

四 辦公室的管理

(一)辦公環境管理

1. 合理設定辦公室的佈局

2. 佈置和美化辦公室環境以及合理擺放辦公室設備。

3. 維護責任區整潔的工作環境

4. 應對辦公中出現的緊急情況，做好辦公室的安全管理

(二)辦公資源管理

1. 採購、調配和利用各類辦公資源

2 做好辦公資源庫存的監督管理工作

3 參與政府採購管理和招標工作

(三)辦公效率管理

1. 制訂科學的辦公室工作計劃，併合理的安排辦公室工作任務。

2. 科學的爲領導和自己編寫工作日誌，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。

五、 資訊與檔案管理

(一)資訊管理

1. 運用各種資訊蒐集的渠道和方法，及時充分的手機領導所需要的各種資訊。

2. 掌握各種資訊整理和加工的方法，對所蒐集到的原始資訊進行處理。

3. 運用各種方式，把經過整理加工過的資訊提供給領導和其他人使用，做好資訊的傳遞和利用工作。

4. 熟悉資訊儲存程序，做好已用資訊的儲存工作

5. 熟悉 執行反饋資訊的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現反饋資訊的良性循環。

6. 掌握資訊開發的途徑與方法，對資訊進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。

(二)檔案管理

1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與徵集應立卷歸檔的檔案材料

2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統化。

3. 瞭解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑑定方法，對檔案進行科學的鑑定。

4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全

5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具

6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。

六.日常辦公事務處理

(一)文書處理

1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發文書的處理工作

2. 科學做好文書的清退和傳遞工作

3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質量，進而提高檔案的質量

4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作

5. 掌握文書銷燬的範圍，掌握文書銷燬的程序和方法，對已無儲存價值的文書進行焚燬。

6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書

(二)其他事務

1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。

2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務。

3. 掌握零用的管理方法和報銷手續

4 瞭解值班工作的內容，加強值班工作的標準化管理。

七.常用事務文書寫作

(一)行政事務文書寫作

掌握公告、通知、通報、請示、批覆、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。

(二)公關禮儀文書寫作

掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和資訊傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。

(三)涉外經濟類文書寫作

掌握經濟於此報告、市場調查報告、業務合作意向書、產品說明書、廣告、可行性研究報告、經濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求

八 商務禮儀

(一)個人禮儀

掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求

(二)日常交際禮儀

掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。

(三)涉外商務禮儀

掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。

祕書人事工作內容說明

1. 制定、執行公司人力資源規劃;

2. 制定、執行、監督公司人事管理制度;

3. 招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作;安排面試、複試、綜合素質測試;

4. 績效考評：制定考評政策、統計考評結果、管理考評檔案、做好考評後的溝通工作、不合格員工的辭退;

5. 激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策;組織提薪評審、晉升評審;

6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利;

7. 人事關係：辦理員工各種人事關係的轉移;

8. 教育培訓：組織員工崗前培訓、協助辦理培訓進修手續;

9. 與員工進行積極溝通，瞭解員工工作、生活情況。