如何做好公司會議記錄
作爲一名職場新人,你可能會被要求記錄公司會議記錄,那麼,如何做好公司會議記錄?下面就由本站小編給大家介紹介紹吧,希望對大家有幫助。
第一,無論是開什麼樣的會,會前一定要仔細閱讀會議資料,瞭解開會的意圖和要達到的目的。即使會議討論的內容是你所不熟悉的領域,比如是很專業或技術性很強的會議,明白了會議要解決的問題,你都不用擔心。
第二,雖然老闆要求做記錄,你並不需要埋頭記錄,反而應該擡頭聆聽,首先聽明白髮言的人在說些什麼,然後用最簡潔的話把要點記下來。電影電視上,我們經常看到開會的時候老闆對祕書說:趕快記呀,一定要記下來。實際聽明白要遠比記下來更重要,否則,你記下來的.只是隻言片語,整理的時候很難派上用場。
第三,沒有必要記錄每個人的發言。通常討論的環節要逐個發言,沒有必要把每個人說的話都記下來,而是理清他的主要觀點,找出和其他人的異同。對於關鍵人物的發言和觀點不同的發言,要作上記號。有些會一開就是半天,記錄的草稿會有幾頁,尤其是感到疲勞的時候,更要做好記號。
第四,會後寫紀要應趁熱打鐵,趁着印象深刻,寫起來要容易得多。不要急於動手,要先翻看整個記錄,回顧整個會議的內容,對記錄的材料進行分類、歸納,確定從哪幾個方面整理。對衆多零散的材料分類之後,就可以動手寫了。
第五,會議紀要應該只寫要點和結論,討論的過程一筆帶過,用概括、總結性的語言彙總相似或共同的觀點,列成1、2、3條,看起來一目瞭然,必要的時候可用表格的形式。儘量不提具體發言者的姓名,誰參加了會議在與會者名單中列出既可。儘量簡短,說明問題就可以,寫得太多沒人願意看。
會議記錄的格式
(1)會議組織情況:要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。
(2)會議內容:由會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等組成這些事項要標註清楚。會議記錄的結尾沒有固有程式,標註“XX散會”、“——完——”等均可。
例:
會議名稱:
會議時間:
會議地點:
記錄人:
出席與列席會議人員:
缺席人員:
會議主持人:
主要議題:
發言記錄:
散會
(本會議記錄共×頁)
3、會議記錄使用的工具。
(1)記錄本,可採用統一制發的會議記錄本,專本專用,原則上會議記錄本用完後要存檔。
(2)記錄用筆,應使用符合檔案儲存需求的筆。鉛筆、普通圓珠筆等不可用於會議記錄。
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