會議方案的格式及寫作要求
會議方案的格式:
會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。
1.標題。會議方案標題的規範寫法由召開單位或範圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成,有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有:方案、籌備方案、籌備接待方案、計劃、策劃方案等。
2.開頭。在開頭之前,有的要寫明方案的送達機關。屬於要送上級機關批示的,就寫送達上級機關名稱,屬於要下級知曉的、發給與會機關或個人的,則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等,對會議的基本要素進行說明,引出下文。大致相當於一般專題方案中“指導方針”、“總體設想”部分。
3.主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內容、議題)、規模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經費、保障措施、籌備情況等事項,相當於一般計劃中的.“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。
4.結尾。結尾語部分的寫作,要根據會議方案的性質而定,屬下級機關請示上級機關的.可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案,當否,請批示”。
5.落款。一般寫明方案的制發文機關、簽署日期,並加蓋公章。
會議方案的寫作要求:
1.科學安排,考慮全面。會議方案是進行會議的依據,會前要把舉行會議的有關規定、各種程序、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到,總攬全局、全面統籌。
2.明確要求,安排細緻。大中型會議涉及人員多,頭緒繁,內容雜,在設計會議籌備方案時應周密考慮,妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發、會標制掛、座位排列製作、安全保衛、醫療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確,周密計劃,精心安排。
3.留有餘地.靈活機動。既要把任務、時間儘可能計算準確,同時,又要爲相關活動留有彈性空間,防止安排太緊、太滿而造成被動。
4.層次分明.合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序,既要條款分明,又要順序合理。
▲一般會議方案
【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。
▲大型會議方案
【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。
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