會議紀要的格式及寫作要求
在充滿活力,日益開放的今天,需要用到會議紀要的事務越來越多,會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項時使用的一種法定公文,是下行文。我們該怎麼擬定會議紀要呢?以下是小編精心整理的會議紀要的格式及寫作要求,歡迎大家借鑑與參考,希望對大家有所幫助。
(一)會議紀要的概念與特點
一、會議紀要是“適用於記載和傳達會議情況和議定事項”的公文,屬於下行文。它具有以下特點:
1.紀要性擇要而記,即記錄會議中的重要情況、研究決定的重大問題和決策意見,概括會議的主要精神。
2.紀實性如實反映會議過程和內容,不能進行人爲的拔高和粉飾。
3.約束性會議紀要作爲檔案一經下發,就會對受文單位和有關人員起到指導和約束作用,必須遵照執行。
會議紀要不同於會議記錄。會議記錄是把會議的基本情況、討論問題以及形成的決議等如實記錄下來,一般不對外公佈,只作爲資料儲存,它可以適用於各種會議,具有依據和憑證作用,也是編寫會議紀要的基礎材料。而會議紀要適用於比較重要或涉及範圍較大的會議,所研究的議題是具有方向性、全局性或專題性、研究性的,它是在會議記錄的基礎上編寫而成的,並作爲檔案下發到有關單位和人員。
4、會議紀要格式
會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。
標題有兩種情況,
一是會議名稱加紀要,如《全國農村工作會議紀要》。
二是召開會議的機關加內容加紀要,如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。
會議紀要正文一般由兩部分組成。
(1)會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人,與會人員,基本議程。
(2)會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要,一般包括會議內容、議定事項,有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要,往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。
(3)會議紀要的三種寫法
根據會議性質、規模、議題等不同,大致可以有以下幾種寫法:
(1)集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況,討論研究的主要問題,與會人員的認識、議定的有關事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等),用概括敘述的方法,進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議,而且討論的問題比較集中單一,意見比較統一,容易貫徹操作,寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多,可分條列述。
(2)分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議,一般要採取分項敘述的辦法,即把會議的主要內容分成幾個大的問題,然後另上標號或小標題,分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述,內容相對全面,問題也說得比較細,常常包括對目的.、意義、現狀的分析,以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
(3)發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理,提煉出內容要點和精神實質,然後按照發言順序或不同內容,分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置,需要了解與會人員不同意見的會議紀要,可採用這種寫法。
(二)會議紀要的寫法
1.標題一般由“會議名稱+紀要”構成。
2.正文開頭主要交代會議的基本情況,如會議目的、時間、地點、主持人、參加人員、議題、主要成效等;主體部分要反映會議的主要精神和成果,如會議所研究的問題、討論的意見、分析的情況、做出的決定、提出的任務措施等,要在會議記錄的基礎上進行整理、歸納、分析、概括,通常用“會議認爲”、“會議強調”、“會議提出”、“會議同意”等詞語引出會議成果;結尾一般是提出希望、號召,要求有關單位和人員認真貫徹會議精神。也有的會議紀要把這部分內容放在主體部分,寫完會議成果即結束全文。
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