關於會議方案彙總9篇

爲確保事情或工作順利開展，就需要我們事先制定方案，方案是綜合考量事情或問題相關的因素後所制定的書面計劃。那麼問題來了，方案應該怎麼寫？下面是小編爲大家整理的會議方案9篇，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

會議方案 篇1

1、管理職責

1.1安全部經理負責大型會議安全保衛方案的制定、實施、監督、檢查。

1.2安全部主管協助經理對大型會議安全保衛方案的具體實施。

2、質量標準

規範大型會議期間的保衛工作，以達到酒店管理要求。

3、工作流程

3.1安全部在會前應組織一次對酒店會議樓層、住宿樓層、用餐地點、娛樂場所、廚房、停車場、物品寄存處等消防、治安安全的全面檢查，對檢查中發現的不安全隱患，涉及會議活動的區域，在會議前一天全部整改完畢，做到不留安全死角。

3.2根據會議來賓人數多、級別高、會議的性質等特點，安全部對人員配置要進行合理安排，重大會議要制定專門的保衛方案。

3.3各班組工作要求：

1）安全組

a負責安排會議指定車位，放置會議停車指示牌,於會議前一天落實完畢，並對所有會議車輛集中指揮到指定位置。

b正確指揮所有車輛進出，保證大門口車輛秩序，車道暢通無阻。

c落實停車場巡邏制度，每隔半小時對車輛進行一次時間、車況、車牌登記，防止車輛受損。

d指定會議期間員工臨時停車位。

e制定特殊情況下啓用地下車庫人員安排的方案，專門負責車輛的引導工作，負責會議用餐現場的安全保衛。

2)消控組

a時刻警惕，堅守崗位，加強巡視各營業點，維持大堂正常秩序。

b嚴密觀察進出大堂的每一個人員，發現衣冠不整或形跡可疑的人及時阻止、盤問，並通知監控密切關注，防止入內。

c認真對待和靈活處理客人的每一件事情，做到內緊外鬆。

d每隔半小時對整個大樓巡查一遍，特別是對集中安排的會議樓層要進行重點巡邏。

e待娛樂場所、廚房結束後進行復查，並由現場經理及檢查人雙方簽字，確保萬無一失把事故控制爲零。

f嚴密觀測監控畫面及消防主機資訊，發現問題及時控制，及時處理。

3.4安全部接待流程：

1)酒店大堂門口保安上崗均戴白手套（24小時），儀容儀表端莊整潔，面帶微笑，對客人的詢問有問必答，隨時處理門口車輛佔道情況，制止衣冠不整、上訪民衆、外來送餐的人。在客人車輛到達酒店門口時，保安應立即迎接，客人下車時，保安應爲小車客人開啟車門並用手擋在車門槓的上方，以保護客人頭部不至撞傷。

2)客人下車以後，保安員應將客人汽車引導至指定專用車位停放，並有禮貌的提醒過夜車主關好車窗，開啓報警裝置。定時對車場進行巡查，巡查中仔細檢視車內是否有貴重物品，及車窗車門關閉情況，外部受損與否，並做好相應記錄。

3)客人到達酒店之前，安全部有關人員應檢查客人樓層消防通道並保證其暢通，同時對重點樓層巡邏，檢查安全落實情況。

4)重點客人入住的樓層爲監控重點保護區域，酒店保安人員應協助公安部門防止不法人員、無關人員進入此區域，並及時追蹤騷擾電話來源。

5)巡邏保安員對會議樓層的每一扇房門都要仔細排摸，發現房門未關應先敲門，在徵得客人同意後輕輕合上，如果房內沒人就直接把門關好。途中遇到客人應打招呼問好，並讓客人先行。

6)消控中心值班員注意觀察會議樓層、各營業點、停車場的人員、車輛，適時移動鏡頭，一旦發現可疑情況，立即進行跟蹤錄像，並迅速用對講機通知所在區域保安加以處理。當消防主機報警時，及時通知巡邏保安及相關服務員前往檢視，並按火警處置程序處理。

會議方案 篇2

籌備和召開教職工代表大會的工作是在學校黨支部領導下，由學校工會組織，並得到上級工會和工會委員會的指導下進行的。爲進一步落實教職工參與學校民主管理和民主監督權力，切實加強教代會制度化、規範化建設，全面落實教代會各項職權，不斷推進教職工民主管理工作，根據上級工會要求和本校計劃、結合學校實際情況，擬定於4月28日召開範家學校一屆三次教職工代表大會。

一、成立大會工作領導小組

成立由校級領導、中層幹部、工會委員組成的大會工作領導小組。由該小組全面負責大會各項事務。

組長：XXX

副組長：XXX

組員：XXXXXX

二、選舉教職工代表

1、教職工代表的產生辦法：根據《寧安市教育系統教職工代表大會工作規程》的有關精神，爲體現教代會的代表性、民主性，一線教職工不少於代表總數的60%，中層以上領導不超過代表總數的20%。

2、代表選舉產生程序：

①召開全校教職工大會，宣傳召開教職工代表大會的意義及目的。

②教職工醞釀代表候選人人選。

③分組選舉產生教代會代表候選人，候選人公示。

④全校教職工大會選舉教代會代表。

3、代表的確定：

經大會工作領導小組審覈後，公示名單。

XXXXXX

三、確定本次代表大會的主要議題

1.教職工代表大會議題，就是教職工代表大會列入會議議程，提交教職工代表討論審議的各種議案的總稱。

2.確定大會議題應圍繞以下幾方面：

（1）學院的辦學指導思想及教學、科研等中心工作；

（2）學院的各項改革；

（3）學院的思想政治工作；

（4）學院的各項管理制度及財務收支狀況；

（5）教職工生活福利及普遍關心的其他重要問題。每次大會確定的議題不宜過多，應突出一、兩個問題。

四、工作日程安排

題案的徵集與審理；召開教代會預備會議；召開範家學校教職工代表大會；公示經教職工代表大會透過的《決議》；把《決議》上報寧安市教育工會。

會議方案 篇3

爲全面貫徹落實中央、省有關會議精神，擬定於**月中旬召開20xx年全市**工作會議，現就會議開法和籌備工作提出如下方案：

一、會議時間

擬定於**月**-**日期間，利用半天時間召開。具體時間待定。

二、會議地點

**會議室。

三、會議形式

以視頻會形式召開，主會場設在**會議室。各縣市區設分會場。

四、參會範圍

（一）**領導；

（二）**單位班子成員；

（三）各縣市區**主要負責人。

五、會議議程

會議由**主持，擬安排四項議程：

（一）**總結20xx年、部署20xx年**工作；

（二）**總結20xx年、部署20xx黨風廉政工作。

（三）**講話。

六、工作分工

（一）組織協調（**牽頭）

辦公室負責總協調，**、**、**、**、**、**等單位參與配合。

（二）材料準備（**牽頭）

1、**負責起草**講話材料（負責人：**）；

2、**負責起草**講話材料（負責人：**）；

3、**負責起草**講話材料（負責人：**）；

4、**負責起草**講話材料（負責人：**）；

5、**負責**主持詞（負責人：**）。

（三）會務組織和會場保障（**牽頭）

1、會務工作：**負責會議通知、材料分發、桌牌擺放（負責人：**）；**負責留存現場影像資料，並在**指導下做好宣傳報道工作（負責人：**）。

2、會場佈置。**負責**會議現場桌椅擺放、音響燈光和視頻設備調試等事項（負責人：**）。

會議方案 篇4

一、會議方案的研製到通知下發的全過程

(一)初稿擬定

一個大型、特大型的會議方案的初稿應包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員、任務分工和組織領導(這在大型、特大型的會議中顯得尤爲重要，首先要有單位某部門牽頭組織和統籌安排，成立相應的工作領導小組。如負責撰寫文稿的及提供相關材料的檔案材料組，負責會場佈置、會議通知下發、會議日程等具體事務的會務組，負責會議報道、會場錄像的新聞宣傳組，會議接待及後勤組等。其次各相關部門要做好任務分工的各項工作，並且牽頭部門要將任務分工具體化，限定時限，督促相關部門按時完成;相關部門亦按要求積極協助好。唯有如此，纔不致使一個大型會議因組織不力等原因而弄得一盤散沙)等內容。

(二)經費預算

經費預算是指在開會前將所用到的會議經費做出一個和實際預算偏離不遠的相對精確的估算。有人說預算對於部門財務管理或會計人員最擅長。但不管是財務/會計或非財務/會計人員，在做預算前都應該在大腦裏有一個比較清晰的輪廓：在哪些項目、材料、物品、東西上會產生經費。不說是面面俱到，但應該考慮全面、細緻。比如，既然有人來開會，肯定要解決他們的吃飯問題，就會相應產生食宿費。再者，開會的場地必然是臨時租用，又會產生場地租金費。又如，開會若需給參會人員派發一些會議資料、紙和筆等，又會產生資料物品費。另外，如果是開一些針對性強、覆蓋面廣、理論性學術性強的會，邀請一些遠道而來的專家來授課，專家的授課費和在往返路途產生的費用也都是要納入到經費預算範疇之列的。

所以綜合以上因素來做預算的話，就包括：

① 食宿費：每人每天(或每人每餐)的食宿費×開會總天數(總餐數)×總人數

② 場地租金費：看場地的租借方以怎樣的方式來收費。如果對方以天數來算，則乘以開會總天數;如果以次數來定，則乘以開會總次數。

③ 會議資料印發費(含紙、筆等辦公用品費)

④專家的授課費(每人的費用×人數)、往返的差旅費(每人的費用×人數)

⑤可能產生的其它費用

(三)領導審批

領導審批是一個必須和重要的環節。在擬好會議方案的初稿、做好會前的經費預算後，再以請示的方式呈報上級相關領導審示。在領導審示後如對某些內容作了較大幅度的修改(不僅僅是文字、字面上的簡單修改，更是任務分工、會議主題變更、經費預算數額等重大內容更改等)，需根據領導的意思修改好後再呈報領導。如果只是對文字稍作改動，則視具體情況而定。只有經各位領導審批簽字後，纔可以做下一步的事情。

(四)任務分工下發

在修改好並經上級領導審示無問題後，就可以將領導批示和任務分工一起印發給相關部門。

(五)通知下發

通知下發，這裏的針對對象主要爲會議主辦方的下一級單位;若需請會議主辦方的外部平行單位參會則以發邀請函的形式邀請其前來。

二、會議通知

(一)對象爲本單位內

包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員(注意事項)等。

(二)對象爲下一級單位

同樣涵蓋有會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員(注意事項)等多項內容。

(三)會議邀請函(針對本單位以外的平行單位)

以發邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會。

三、模板

(一)會議須知模板見《辦公小技巧六》

(二)會議通知模板略

會議通知很簡單，首先前言部分表目的,爲什麼而開會,因何需要而開會(爲××,根據××，決定召開××會議，現將有關事宜通知如下：)

其次是第一部分：會議時間

×××

再次是第二部分：會議地點

×××

然後是第三部分：會議內容(也稱會議日程)

注：如果是開一些形式單一、內容簡單的會議，這一部分也可不必加到具體的會議通知中。

接着是第四部分：參會人員

最後是第五部分：注意事項

注：注意事項旨在向與會者傳遞出“除了以上所說的還需另外提請注意的一些特別事項”這樣一種資訊。通常作爲不可或缺的內容被安排在會議通知的最後一部分。

(三)會議邀請函模板

例：

(××單位)

爲做好××工作/爲貫徹落實××精神(表目的)/……，經研究/經報領導同意，決定召開××會議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負責同志參加會議。

一、會議時間

×××

二、會議地點

×××

三、會議內容(會議日程)

×××

四、注意事項

×××

五、開會前的準備工作

在開會前的幾天內各個任務分工部門完成各自的任務。收集好參會人員名單，搞好會場佈置，準備好開會領導的講話稿及相關材料，與相關單位做好對接，落實好參會代表提供食宿、住宿等;做好大會的醫療、安全保障等工作。

會議方案 篇5

一、時間、地點

時間：10月16日14：00～17：30

地點：沙洲壩“二蘇大”禮堂

二、參會領導及規模

大會參會嘉賓（在瑞金已修復或正在修復的舊居舊址的部委領導、媒體記者及中央、省廳陪同領導）100人、市直單位負責人50人，共計150人

三、會議議程

1、觀看電視專題片；

2、致歡迎辭；

3、瑞金市委領導彙報愛國主義教育基地建設工作情況；

4、中央黨史專家報告；

5、座談討論；

6、首長講話；

7、合影（沙洲壩“二蘇大”大禮堂）。

四、工作職責

1、贛州組委會負責邀請在瑞金已修復或正在修復舊址（陳列）的部委領導參加紅博會；負責協調邀請中央黨史專家（石仲泉）到第四次聯席會作專題報告；負責媒體記者的'邀請；負責首長講話稿的撰寫；

2、瑞金市負責做好會議的會務工作及材料的打印等及彙報材料的撰寫；負責協調各部委陳列展覽的整治、調整和修復工作，並負責安排參觀路線；負責好嘉賓及記者在瑞金期間的食宿。

會議方案 篇6

　一、總體方案

（一）會議總體方案的含義會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

（二）會議總體方案的基本內容

1．會議的名稱。會議名稱的確定一般採用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、範圍、時間和屆次、地點、方式等特徵的方法。

2．會議的目標和指導思想。

3．會議的主題、議題和議程。

4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什麼國家或地區以及什麼城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及佈置要求等）。

7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、祕書處、籌備組的構成等。

8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、遊覽、娛樂、聚餐等。

9．會議的接待、後勤保障措施和技術手段。

10．會議的宣傳方式，如召開新聞發佈會、編寫會議簡報、邀請記者採訪、發送新聞稿件等。

11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

12．其他應當說明的事項。

（三）會議總體方案的結構與寫法

1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“xx國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般採用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然後用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求透過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批准的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

6．成文時間。寫正式提交的日期。

　二、會議開幕式方案

（一）會議開幕式方案的含義

開幕式是宣佈各種會議活動正式開始的具有象徵性和標誌性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議開幕式方案的基本內容

1．開幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加範圍。包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協辦單位、贊助單位的領導或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業單位的領導或代表，有關國家、地區、組織的代表（如有關國家的使節、領事、參贊等），羣衆代表，有關新聞單位。【專題會議方案】

4．主持人、致辭人和剪綵人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯合主辦的會議可採取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開幕詞人的身份一般應當高於主持人。儀式較爲簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領導發表主旨講話或歡迎詞，然後由來賓代表先後致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最後請在場身份最高的人士宣佈：“我宣佈，xx活動開幕”。聯合主辦的活動，也可用共同剪綵的形式代替致開幕詞。

剪綵人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領

導、協辦單位領導與主辦單位領導共同剪綵。

5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭爲主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

6．邀請方式。凡外單位的領導和代表應當書面邀請。書面邀請分爲請柬、邀請信。請柬用於邀請重要來賓，邀請信用於一般的列席對象或較爲特殊的對象。

7．現場佈置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪綵工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、爲來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪綵、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

10．接待任務分工。必要時可設立專門的接待工作機構。

11．經費安排。

（三）開幕式方案的結構和寫法

1．標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機關。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然後用列小標題的方式逐項說明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要說明意義和效果。直接上報請求批准的方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機構名稱。

5．成文時間。寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

（一）會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣佈各種會議活動結束的具有象徵性和標誌性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議閉幕式方案的基本內容

1．閉幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加範圍。

4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高於主持人。

5．閉幕式的形式。

6．邀請方式。書面邀請分爲請柬、邀請信。請柬用於邀請重要來賓，邀請信用於一般的列席對象或較爲特殊的對象。【專題會議方案】

7．現場佈置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪綵工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、爲來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

會議方案 篇7

爲認真貫徹落實公司下發的生技17號檔案，進一步加強和完善工程公司安全生產會議制度，確保工程公司、項目部順利開展安全生產工作，強化安全意識，更好地把安全工作落到實處，結合工程公司實際制定本實施方案。

一、強化領導，成立安全生產領導小組

組 長：何子謙

副組長：徐丹 鄧勇平

成 員：向軒 沈維靜 李應均 鍾琳

二、領導小組管理職責

1、安全生產會議由工程處或項目主管安全管理工作的領導安排組織召集，做好會議各項準備，督促檢查會議決議落實情況，研究佈置日常安全生產工作。

2、工程處負責安全會議有關安全生產內容的具體工作。

3、安全生產會議在研究安全工作時，由主管安全生產的領導彙報工作，綜合辦負責記錄，並會同工程處落實會議決定和事項。

三、安全生產會議的管理內容及要求

1、工程公司安全生產會議重點研究安全生產形勢，並作出決議；審定重要安全規章制度；審定關係安全生產的重要事項和活動方案；分析傷亡事故、火災爆炸事故和重大設

備事故並提出意見；研究佈置下一階段的安全管理工作。

2、工程公司研究安全生產工作時，主要聽取主管安全工作領導的工作彙報，並對安全生產工作出現的重大問題作出決定。

3、工程處重點落實安全生產例會佈置的安全工作任務，研究處理日常安全管理的業務工作。

4、各項目部安全例會應結合實際重點，研究貫徹落實上級安全工作計劃和要求，同時落實好項目自身的安全生產工作，應做到有計劃、有佈置、有檢查、有總結、有評比。

5、項目班組安全例會應傳達上級要求並結合生產實際，研究、總結崗位安全生產責任制落實情況，強調班組成員盡職盡職，採取預防事故措施，消除不安全隱患，確保安全生產工作順利進行。

四、安全會議召開的時間規定

1、工程公司安全生產會議每季度召開一次，並形成簡報及時上報公司安全生產主管部門。

2、項目部安全生產例會每月召開兩次，分析總結上半月安全生產情況，部署下半月安全生產工作，並填寫《安全例會記錄》。

五、檢查與考覈

1、工程公司工程處對會議決定執行情況進行檢查。

2、各級安全生產會議，各單位主要領導人及相關領導、

各部門負責人和項目部負責人和專職安全生產管理人員必須參加，否則將本人納入年終單位評先評優考覈指標，也會影響單位評先評優考覈指標。

會議方案 篇8

1.會議主題：

貫徹落實中央經濟工作會議精神。重點是討論研究全市經濟發展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定於×月×至×日(4天)，在“祕書工作”×招待所召開。×月×日下午或晚上報到。

3.會議規模：1。參加會議人員(正式代表);2。特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關於本年度工作總結和貫徹中央經濟工作會議精神的具體措施的發言;

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行);

第三天繼續分組討論;

第四天上午繼續分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發言單位材料;

(2)會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時光表;會議須知等;

(3)會議參閱檔案。

6.會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。

附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

(三)注意事項：方案擬定後，須報經領導審覈和批准。方案一經批准，需作下列工作：

(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：檔案起草包括(檔案准備);會務服務(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫療、保衛等，經費預算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，並佈置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。

會議方案 篇9

1、主題明確、目的單純-----有的放矢

會議主題要吻合當前市場實際需求，應該具有時尚、新穎、獨特之處。例如經銷商座談會，如將“品牌締造價值 實力致勝未來——公司經銷商贏銷會”作爲會議主題，既能贏得公司高層的肯定，還可吸引與會衆多經銷商們的眼球。

會議目的與主題息息相關。原則上，一次會議目的應該儘量單純，只有一個，最多兩個當會議主題和目的明確之後，會議的形式和邀請對象也隨之能夠確定下來，這可使後面的籌劃工作有條不紊，按部就班。

2、選準時機、選對地點----機不可失

選擇一個合適的時機對會議舉辦成功與否具有相當大的作用。在市場上，往往有“先發制人、後發制於人”的說法，會議召開的時機必須選擇好，否則，“機不可失，時不再來”。

在選準時機之外，還要充分考慮到了會議舉行的時間和地點。在會議召開的地點選擇方面，要透過實地考察，提前預訂。

3、成功的申請策劃

對於公司來說，是否支援會議，支援力度多大，取決於3個問題：

1、 爲什麼要舉行會議營銷？

答案：市場背景資料部分和會議的主題、目的。

2、 如何辦好會議營銷？

答案：會議的具體內容，包括形式、地點、時間、會議日程安排、人員分工等方面；

3、 付出與產出各是多少（或付出與產出是否成正比）？

答案：會議預算費用表和預計收益表，以及會議結束之後的總結報告。

4、充分而合理的分工

在會議舉行前兩個星期，應成立專門會務組。成員包括：

1、公司領導：任務是指定會議的具體負責人；對整個活動過程進行監控，提出建議和指導性意見，解決一些疑難問題和突發事件。

2、會議總負責人：只有一個。將對會議整個流程進行統籌規劃，挑選會務成員，並對各個成員進行具體分工；取得活動經費；協調各個部門、成員間的工作，將所有的工作串聯在一起；監督考覈成員的工作，並解決一些疑難問題。

3、會務組成員

負責宣傳方面的成員，包括撰寫領導講話稿、新聞稿件，準備相應的宣傳資料等，各種條幅、橫幅內容，背景板、展板內容以及媒體接待的工作均由這部分成員負責。

負責接待來賓的成員。包括會議前的電話、網絡、傳真聯繫，發放邀請函，收回回執；安排、負責接機、火車站接待及現場接待工作；安排好來賓的飲食、住宿及最後的送客等工作。

負責活動現場佈置的人員。包括準備好桌椅、花盆、條幅、橫幅、地毯、背景板、展板、講話桌、話筒、音響、電源、投影設備、禮儀小姐、氣球、拱門以及其它。

其他後勤人員，包括準備資料袋、禮物、座次牌、嘉賓卡、樂隊、舞獅隊、交通工具等。這些工作都必須在會議開始前，全部做到位。

惟有充分調動起一切有生力量，會議營銷纔有最終成功的可能，因此，會議要想成功，進行充分而合理的分工是很重要的支撐。

5、精雕細琢——細節不可忽視

在會議召開的前一天，應將會議日程安排最終確定下來，並打印發放到每位會務組成員手中。並提前與用戶或代理商中需要現場發言的人員私下溝通，全面控制會議的整個流程，協調好現場氛圍。

座談會可採用圓桌會議的形式，大家一視同仁；對於用戶/代理商在會上提出的異議，公司負責人大多要當場解決，纔會贏得用戶的信任。

在宴席期間，針對來自全國各地的用戶，應安排多種不同口味的食品，同時每桌都要安排公司領導進行陪同，業務員更應全程陪同；並可考慮在吃飯中間進行現場抽獎活動，活躍現場氣氛。