年度檔案接收計劃

年度檔案接收計劃

一、檔案移交單位

20xx年度計劃接收以下各單位的到期檔案，具體單位如下：

二、移交檔案範圍及內容

請各單位將本單位歸檔儲存的20xx年以前（含2002年）的永久、長期檔案按規定進行整理，並按通知要求移交到市檔案館，同時移交以下與該批檔案相配套的附屬材料：

（1）檔案實體數字化掃描件(必須爲PDF格式);

（2）書本式案卷目錄；

（3）書本式全引目錄；

（4）檔案級機讀目錄；

（5）組織機構沿革；

（6）全宗介紹；

（7）大事記；

（8）各類有儲存價值的出版物及內部刊物；

（9）各類有儲存價值的參考資料。

三、檔案案卷的幾點基本要求

1、嚴格執行國家檔案整理規範，保證檔案的齊全完整。檔案分類要科學合理，組卷要整齊美觀，案卷題名準確、簡潔，並能反映卷內檔案材料內容。卷內檔案目錄書寫工整，案卷封面、備考表填寫完備，標籤定位整齊，保證卷面整潔。

特別提醒，對以件爲單位進行整理的檔案，每件同樣必須要編寫件頁號。

2、各單位在進行檔案目錄的輸入輸出時，在格式規範上，要統一以市檔案局提供的檔案管理軟件的格式爲標準，不得各行其事，確保全市檔案能整體統一進行內部網絡、電腦機讀和書本式檢索。

3、檔案在進行數字化掃描時，要嚴格按照《市紙質檔案數字化基本要求》進行規範化掃描，掃描件圖像要清晰無虛影、無黑邊、不歪斜、不缺頁，保持檔案頁面的原尺寸，不放大或縮小；掃描件圖像一律必須採用PDF格式，不接收其它格式的檔案掃描件，掃描件一律以相應的檔號命名。

4、各單位必須認真撰寫並移交與該批移交的檔案相配套的《組織機構沿革》、《全宗介紹》和《大事記》等附屬資料，在移交檔案時，對這三個資料，提供一套書本式資料；同時將這三個資料的電子版隨同檔案的機讀目錄電子版一同刻製成光盤移交。

5、在移交檔案的年限上，所移交的檔案是以卷爲單位整理的，將卷交完即可；所移交的檔案是以件爲單位整理的，要將檔案移交至2002年時止。

6、各單位應嚴格執行檔案工作法律、法規。任何個人和部門不得私自佔有和擅自處理檔案，不得任意銷燬，不得塗改和丟失檔案。

四、移交接收檔案的時間

各單位接此通知後，應立即組織開展檔案整理工作。準備工作完成後，請及時聯繫市檔案局徵集接收處，由徵集接收處派員對移交檔案的準備情況進行檢查驗收。驗收合格後將檔案移交進館，並辦理相關手續。移交工作務必於2013年7月31日前完成（對新納入進館範圍的民主黨派，可視具體情況延長至2013年12月底）。聯繫電話：市檔案局徵集接收處。

各單位要加強領導、精心組織，確保2013年度到期檔案移交進館工作如期完成。對不按時移交檔案的單位，將根據有關規定進行處理。望各單位高度重視，對檔案室和檔案員的工作在人力、財力和時間上給予大力支援，確保本單位順利完成到期檔案的進館任務。