關於預算報告的作用

關於預算報告的作用

全面預算管理的逐漸推廣，財務分析報告與預算管理的結合也愈加緊密。作爲企業財務分析人員，如何寫出一份高質量、體現預算管理內容的預算分析報告顯得尤爲重要。

財務分析報告是對企業一段時期內整體運營及財務狀況的分析評價報告。隨着全面預算管理的逐漸推廣，財務分析報告與預算管理的結合也愈加緊密。透過預算分析，不僅能及時掌握預算的執行情況，反映預算管理的效果，而且能進一步揭示預算管理中存在的種種不足，促進管理層採取措施及時調整，不斷提高預算管理水平。實行預算管理的企業，管理層對於月度、季度、半年度、年度預算分析報告都應非常重視。作爲企業財務分析人員，如何寫出一份高質量、體現預算管理內容的預算分析報告顯得尤爲重要。

從目前很多企業內部預算分析報告來看，普遍存在以下幾個問題：

一、報告由大量數字堆砌而成，雖然引用很多財務數據，但大部分數據只是簡單的分析，難以提供有用的資訊。例如： “××公司 2005年 1～6月共完成主營業務收入 ××萬元，完成全年預算的 56.31%；主營業務成本爲 ××萬元，佔全年預算的 51.58%；管理費用爲 ××萬元，佔全年預算的 42.86%；完成利潤總額 ××萬元，完成全年預算的 78.87%。全年預算指標完成情況良好。”這樣的一段話，只能讓管理層對公司財務狀況有個大概的瞭解，難以掌握預算的具體完成情況。

二、報告缺乏分析說明內容，或者雖然有一定的分析說明內容，但只是針對簡單的財務數據進行分析，沒有分析具體的預算控制、公司業務、市場環境及宏觀政策等深層次方面。例如：“2005年 1～6月實現 ××業務收入 ××萬元，比上年同期增加 25.40%，完成年度預算的

54.91%，其中主要來源於 ××業務增長，比上年同期增加 28%。”管理層難以從這樣的分析中看出具體原因，也難以進一步做出判斷。

三、報告對預算完成情況分析得較多，但對於未來預測分析得較少。由於對未來的預測有很大的未知性，因此很多報告只是簡單地預測一下全年預算指標的完成情況。例如：“預計 2005年下半年完成主營業務收入 ××萬元，成本費用支出××萬元，實現利潤總額××萬元。全年預計完成主營業務收入××萬元，實現利潤總額 ××萬元，完成年初預算的 117.30%。”這樣的分析明顯缺乏足夠的依據，也無法作爲管理層進行全年政策調整的參考。

四、報告很大篇幅都是就數字論數字，對於管理層的建議很少，或者相關建議過於簡單。例如：“1～6月份雖然效益完成情況較好，但是要完成全年預算，還需要繼續加強對預算的監控。”管理層希望從預算分析報告中獲取更多有用的參考資訊，而這樣的資訊需要經過財務分析人員認真的研究整理得出，不能泛泛地談論幾項常規措施作爲建議。

五、報告分析重點不突出，每個月的分析報告千篇一律，只是簡單的數字更換。有的報告只有簡單的數字和文字說明，缺少直觀的圖表分析。有的報告雖然有 Excel圖表分析，但過於簡單，沒有形成系統的分析資料。缺乏可讀性的報告只會讓管理層對預算分析報告的重視程度越來越低，也使預算分析報告失去本身應有的.價值。

其實要寫好預算分析報告，昀重要的就是要做到昀大程度上滿足閱讀者（主要是企業領導層）的需求，真正發揮出預算分析報告的作用——反映成果、揭示問題、提出建議。要改變預算分析報告中存在的各種不足，筆者建議從以下幾方面認真着手：

一是要構建一個清晰的預算分析框架，讓管理層在閱讀時一目瞭然，直接抓住重點。預算分析報告的正文建議分爲以下幾部分：已完成預算情況總結、重點問題分析、未來預算完成情況預測、相關的建議措施。首先是對過去一段時期預算完成情況及預算差異的總結；其次是針對預算差異所反映出的重點問題進行分析，揭示原因，提出警示；然後是根據預算完

成情況及發展趨勢，對未來一段時期的預算執行情況進行預測分析；昀後是提出合理解決各項問題的建議及措施。要注意的是，管理層的閱讀習慣通常是重點關注文章的開頭和結尾，因此在報告的開始部分可以先提煉出“內容摘要”，讓管理層對於整篇報告的重點內容有所瞭解，並對自己關心的問題進一步翻閱。在結尾部分可以“總結分析”，對於重點問題及相關建議措施進行回顧，引起管理層的重視。

二是注意文字與數字的結合，深入分析原因，避免大量堆砌數字。管理層對預算分析報告的需求，不僅是簡單的財務數據，更關注的是財務數據背後的深層原因。全面預算管理涉及到每一個業務部門，因此預算分析報告一定要結合具體的業務情況分析。由於工作內容的限制，財務分析人員往往對於企業的業務狀況並不熟悉，導致預算分析報告常常只是就財務數據來分析，難以得出有用的分析內容。其實財務數據並不只是數字的簡單拼湊和加總，每一個財務數據背後都包含着非常豐富的業務情況變化。對於預算管理所要求的及時反饋預算管理情況，預算分析報告必須清楚明確地揭示出財務數據所反映出的業務預算完成情況及內外部原因，並進一步提煉綜合，昀終向管理層提交內容充實、對決策有參考價值的預算分析報告。這就要求財務分析人員在平時的工作當中，注意蒐集和整理相關業務資料和檔案，瞭解國家宏觀經濟形勢，尤其是本行業市場發展情況及政策走向，這樣才能在紛繁複雜的財務數據背後，揭示出預算差異的真正原因，並結合企業內外部實際情況，預測出較爲準確的效益走勢，提出合理的建議。

三是注意內容的精煉，重點突出，避免千篇一律。由於預算分析報告的主要閱讀者是管理層領導，因此行文要儘可能簡明、精練、重點突出。雖然不同月份的預算分析報告整體框架基本保持不變，但其中內容分析要靈活多樣，重點針對當前預算期內的突出問題，展開具體分析。例如：企業涉及的具體業務開展情況不同，有的業務可能相對穩定，不需要太多的分析內容，則點到即至，而有的業務可能市場形勢發生重大變化，則需要作爲重點問題進行詳細分析。要避免長篇大論，複雜無用的資訊堆積，儘量做到讓閱讀者一目瞭然，掌握重點。四是財務分析方法與預算管理相結合，靈活使用 Excel圖表分析，圖文並茂，提高報告的可讀性。在具體分析中可以採用多種財務分析方法，例如比較分析法可以透過對比去年同期、本年預算數據與本年實際數據的差異，說明預算完成情況及差異原因；結構分析法透過分析各項成本費用佔總成本費用的比例，顯示出某項成本費用的異常；比率分析法則可以直接反映某幾項重點關注的財務指標完成情況。同時可以把有關的數字指標，用 Excel圖表的形式表現出來，直觀簡潔地表達出預算分析的成果，清晰地顯示出各指標之間的差異及變動趨勢，使財務分析更形象、更具體。要注意的是，圖表設計一定要結合文字說明，突出重點，例如：“趨勢圖”可以直觀地反映出企業經營效益走勢，“比例圖”可以直觀地反映出企業各項成本費用所佔總成本費用的比例，“差異圖”則可以清楚地顯示出企業當前超出預算數的百分比。要注意的是：在使用各種分析方法時要剔除各種特殊因素影響，才能使分析結果有實際意義，起到更好的參考作用。

五是結合預算執行情況分析及未來業務發展方向，提出較爲準確的預算完成情況預測 , 並針對預算中出現或可能出現的偏差，提出可靠的建議措施。寫預算分析報告的根本目的不僅僅是停留在反映問題、揭示問題上，而是要透過對問題的深入分析，提出合理可行的解決辦法。財務分析人員應對企業政策，尤其是近期來企業大的方針政策有一個準確的把握，透過觀察近期經濟管理情況或某指標發展的基本趨勢，合理預測出企業經營情況的走勢。預測分析一定要有理有據，在分析中應儘可能地立足於基礎的業務數據，根據業務部門的預測情況推斷企業的收入、成本費用完成情況，尤其是注意市場環境、國家政策可能發生的變化及帶來的影響。同時與年初預算數據進行比較，分析可能出現的差異原因，並結合具體財務分析中發現的重點問題，提出切實可行的建議措施。例如人民幣匯率機制調整，對企業外匯業務造成一定影響，直接影響到預算指標中的財務費用，分析報告中應當有針對性的提出解決

辦法，提請管理層參考。提出的意見和改進的措施要切實可行，而不是泛泛而談，應當直接體現企業預算管理體系存在的問題，促進企業管理層及時採取措施改進。

昀後要強調的是，預算分析報告的基礎是準確的財務數據，預算分析內容必須實事求是，不能弄虛作假，要準確客觀的反映存在的問題，要對重點問題及其原因做出恰如其分的分析、判斷和結論，做到觀點和資料的統一。但也不能因爲相關業務資料的缺乏就主觀臆斷，僅僅依靠財務數據做出推測，事實上，財務數據常常由於賬務處理的時間差異原因，在一定時期內難以真正體現業務發展情況。相關建議措施也要結合實際，不能憑空想象，要在實際數據的基礎上提出建議措施，切勿直接憑經驗下結論。

預算要簡明清晰:總體來說包括標題、稱謂、正文、簽署四個部分。首先先對上年財務指標做簡要說明，然後就下年預算進行預測規劃，有這麼幾個部分：

（1）收入預算；（所有的現金收入，包括銀行利息收入）（2）支出預算：包括進貨成本，管理費用，銷售費用，財務費用，投資支出（包含固定資產投入，在建工程支出，股票債券投資）。至於規範預算管理，你先根據你企業要實現的既定目標，比如說實現多少利潤，或者完成多少收入，對各個環節進行目標管理，採取一系列的措施進行項目跟蹤，及時反饋，作到合理有效的控制！！