外部會議要注意的禮儀細節
按參會人員來分類,會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議,可以分成產品發佈會、研討會、座談會等。
會議的分類:外部會議、內部會議、發佈會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結會……。
內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會,以及計劃會等等。
我們以外部會議爲例,講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議後。
1.會議前
在會議前的準備工作中,我們需要注意以下這幾方面:
·when-會議開始時間、持續時間·where-會議地點確認·who-會議出席人·what-會議議題·others-接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等。
when-時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的`人員很好地安排自己的工作。
where-地點,是指會議在什麼地點進行,要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。
who-人物,以外部客戶參加的公司外部會議爲例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
what-會議的議題,就是要討論哪些問題。
others-會議物品的準備,就是根據這次會議的類型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
2.會議中
在會議進行當中,我們需要注意以下這幾方面:
(1)會議主持人
主持會議要注意:
介紹參會人員;
控制會議進程;
避免跑題或議而不決;
控制會議時間。
(2)會議座次的安排
會議座次的安排分成兩類:方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會議,方桌可以體現主次。
在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領導,那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,或者是比較靠裏的位置。就是說以會議室的門爲基準點,在裏側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是爲了儘量避免這種主次的安排,而以圓形桌爲佈局,就是圓桌會議。在圓桌會議中,則可以不用拘泥這麼多的禮節,主要記住以門作爲基準點,比較靠裏面的位置是比較主要的座位,就可以了。
3.會議後
在會議完畢之後,我們應該注意以下細節,才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括:
·會談要形成文字結果,哪怕沒有文字結果,也要形成階段性的決議,落實到紙面上,還應該有專人負責相關事物的跟進;
·贈送公司的紀念品;
·參觀,如參觀公司,或廠房等。
·如果必要,合影留念。
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