基於Domino 技術的定製郵件羣發的設計與實現研究論文

1 概述

當今社會企業與企業之間、企業與個人之間的相互交流與溝通都離不開郵件系統， 特別是在企業內部，對於一些比較重要的事件， 人們往往透過郵件系統進行溝通與反饋。隨着郵件系統的普及， 人們對郵件系統的功能也在不斷地提出新的要求， 郵件系統除基本的收發功能外，各種不同的郵件系統各有不同的功能， 如： 設定簽名、定時發送、取回、提醒、分類、羣發等各種功能， 應該說郵件系統的功能已經相當齊全了， 但是在日常工作中， 用戶卻提出了是否能羣發郵件到指定的相關人員，且他們各自收到的郵件內容中，有部分資訊是不同的。如： 員工的崗位晉升、績效獎金的發放通知， 其中的崗位晉升等級、績效獎金每位員工是不同的，如果一封封的郵件發送，工作效率極其低下且容易出錯， 爲此， 希望能提供一個平臺進行一次性發送。

2 需求分析

針對用戶的需求， 需要實現的關鍵功能點是： 羣發對象可定製， 羣發的郵件內容可定製。如果基於現有的郵件系統， 羣發對象可定製是可以實現，即： 由用戶在自己的個人通信錄中創建羣組， 並在羣組中加入指定的相關人員， 但是郵件羣發到這個羣組時， 每個人收到的郵件內容都是同樣的。實現定製郵件羣發功能的實施思路：

(1) 由用戶預先將指定相關人員的email 地址， 郵件內容中的定製部分內容批量錄入到系統中。

(2) 在郵件內容中插入一些特別標識符，代碼一旦讀取到這些標識符， 就用相應的資訊進行替換， 從而實現郵件內容的定製。

(3) 系統逐條獲取相關人員後進行發送，一直循環到發送完所有的相關人員。

3 實現技術

由於工作中一直都在使用Lotus Domino 技術進行系統的開發與維護，公司的辦公自動化系統和郵件系統也是基於LotusDomino 技術進行開發定製的， 爲此， 此功能的實現就考慮利用此技術進行開發。Lotus Domino 是IBM 公司推出的消息和協作平臺， 它內含靈活的審批工作流引擎開發環境，強大的文檔處理能力，並具有獨特的安全特性， 它還內置了郵件、日曆、目錄、Web等服務， 爲此， 在辦公領域深受廣大用戶的好評。本功能是在Lotus Domino 開發環境下， 採用B/S 架構， 透過LotusScript 開發工具， 結合個性化的變量替換思路， 最終透過使notesdocument 對象的send 方法實現郵件的發送。

4 實現方法

(1) 在辦公應用中大家都已經非常熟悉Excel 的使用， 爲此利用Excel 軟件， 讓用戶收集好相關人員的郵件地址、姓名和定製化郵件內容，然後將其轉化成txt 格式的檔案。格式如下：用戶名、工號、Internet 地址、變量1、變量2、變量3、變量4、目前最多可支援9 個變量。

(2) 系統將txt 檔案逐行匯入，每人生成一條資訊， 供發送時調用。

5 實現效果

此平臺目前僅僅開放給人力資源部門使用， 此平臺自上線使用以來， 每年總部及子公司的各人力資源部門都會透過此平臺發送各類與人事相關的定製化郵件，每年平均發送郵件50 封。此平臺可以適用於需要羣發定製郵件的各類場合。

5.1 資訊發佈功能的整合及意義

在長期的地震速報工作中總結出的經驗表明， 地震資訊在獲取、傳遞、發佈3 個環節上較容易出錯， 這是因爲在這些環節下的工作本身非常細緻甚至繁瑣。在傳統的地震速報過程中， 資訊處理需要大量的人工操作，而這些人工操作又受制於時間緊迫和緊張氣氛的限制， 這就使得出錯的可能性更高。從資訊發佈的結果來看， 任何細小的錯誤都可能造成很大的影響， 因此地震資訊的發佈過程要做到不出差錯。具體造成地震速報過程中出錯或耽誤時間的因素有以下 幾點：速報、短信、傳真、網頁等不同發佈平臺上資訊的`格式要求不同， 在切換、轉移時人工操作易於產生疏漏， 複覈也需要花費較長時間; EQIM、MSDP、MAPSIS、ARCGIS 等系統間地名存在差異， 不同地點的地震可能要以不同的地圖系統爲標準， 易於出錯; 不同發佈平臺的登入、操作、發佈方式不同， 產生繁複的操作。本次地震平臺的開發， 整合了地震速報、短信發送、傳真生成、網頁發佈4 項功能。這4 個平臺獲取的地震資訊全部來自於速報平臺的數據庫， 因此速報平臺的數據庫是該軟件資訊來源的核心。該軟件從EQIM 數據庫獲取到原始地震資訊(包含經緯度、震級、發震時刻、深度等要素)後， 按照不同發佈平臺的格式要求將原始地震資訊轉化爲對應的地震資訊。在獲取對應資訊後， 只需要在功能介面上點擊相應按鈕，就可以完成對應地震資訊的發佈。這樣做的意義有如下幾點： 避免了資訊轉化過程中可能出現的錯誤， 同時節約了時間; 統一使用EQIM 地圖， 地名不會出現錯誤;自動化程度高， 簡化了不同平臺間的發佈操作，節約時間降低錯誤率。

6結語

在項目組的共同努力下， 安徽省地震速報平臺順利完成，程序的各項功能均得到了實現。安徽省地震速報平臺已經在安徽測震臺網試執行一年，期間執行穩定， 各項功能運轉正常， 表現良好。在應對2015 年3 月14 日阜陽4.3 級地震等速報地震時， 安徽省地震速報平臺發揮了重要作用，在保證資訊準確性的同時縮短了發佈資訊的時間， 透過軟件將地震速報期間的繁冗工作進行自動化處理， 減輕了值班人員的工作負擔。在日常工作中， 安徽省地震速報平臺切實有效地幫助工作人員提高了效能，達到了預期的效果。在今後的工作中，項目組成員將繼續根據實際情況不斷完善安徽省地震平臺，爲臺網的日常工作和地震速報工作提供介面友好、功能豐富的操作平臺。