檔案館資訊化研究綜述論文

摘要：檔案館資訊化是檔案資訊化的重要內容，在一定程度上決定着檔案資訊化的成敗。對檔案館資訊化的概念、內容、與數字檔案館的關係、存在問題及檔案館資訊化建設的基本思路進行了闡述。

關鍵詞：檔案；檔案館；資訊化；檔案館資訊化

檔案館資訊化是檔案資訊化的重要內容和關鍵環節，但我國檔案界對檔案館資訊化的研究卻相對落後。在知網中以篇名爲檢索項，以“檔案資訊化”爲檢索詞從1995年至2011年3月共檢得2 738篇文獻，其中報紙275篇、期刊1 591篇、會議論文74篇、碩士論文10篇、其他文獻788篇；而以“檔案館資訊化”爲檢索詞從2001年至2011年3月只檢得71篇文獻，其中報紙7篇、期刊55篇、會議論文5篇、其他文獻4篇。

一、檔案館資訊化的概念

首次提出“檔案館資訊化”的是鄭向陽。他的定義是：“城建檔案館資訊化是指城建檔案館利用現代資訊技術，透過資訊資源的深入開發和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，進而提高城建檔案工作的社會效益和經濟效益的過程”[1]。

2004年黃禹康在《中國房地產》發表的《關於房地產檔案館資訊化建設的調查與思考》一文中對“檔案資訊化”給出了與鄭向陽幾乎相同的定義。其後袁國霞、杜宇靜、陳玉珍、王宏霞、鞠偉芳五位作者分別在其論文中採用了鄭向陽的概念。2006年石若明在其博士論文《基於GIS的城建檔案管理資訊系統集成研究》中採用了這一概念，2010年邵力在其碩士論文《數字城建檔案館研究》中同樣採用了這個概念。

2004年童亞芬在《寧波大學學報》上發表了《檔案館資訊化內涵探析》，文中第一次對檔案館資訊化進行了定義。“檔案館資訊化是指檔案館在管理、服務等活動中，運用現代資訊處理技術、網絡技術以及自動控制技術等手段，對檔案館進行全方位、多角度、高效和安全的改造，以實現透過資訊資源的深度開發和資訊技術的有效利用來提高檔案館的管理效率和服務水平，進而提高檔案館的競爭力的過程”[2]。

此外，還有人認爲：“所謂檔案館資訊化，就是應用資訊技術，使檔案館自動化水平不斷提高，逐步使其服務內容、服務方式和服務手段逐步向適應資訊社會的現代化檔案館的轉化”[3]。與這種觀點近似的有程豔華、惠學峯、宋倩秋、唐丹等人的觀點。

歸納起來，可以將檔案館資訊化定義爲：“是運用計算機和網絡技術來爲社會和公衆服務”[4]。

二、檔案館資訊化的內容

關於檔案館資訊化的內容，已有文獻中專門進行論述的很少，其中比較有代表性的有：“檔案館資訊化具有以下特徵:一是依賴於高度社會資訊化的基礎;二是廣泛採用現代資訊技術;三是檔案館業務的自動化管理;四是檔案資訊服務網絡化;五是檔案資訊資源的數字化和電子化”[3]。

“檔案館資訊化建設的內容主要有五:其一是，夯實檔案館自動化管理的基礎，應用計算機處理檔案館的基本業務，實現檔案館業務自動化管理;其二是，強化檔案館資訊資源建設，大力開展新型載體檔案的收集和利用，尤其要積極建設與地方社會和經濟相關的各類檔案資訊資源庫，重點考慮地方檔案數據庫、特色館藏資源數據庫以及當前社會與經濟建設急需的檔案資源數據庫的建設;其三是，根據現有的網絡基礎條件和設施，建設以省級檔案館爲網絡中心、市級檔案館爲關鍵結點、縣級檔案館爲基礎的檔案館網絡;其四是，應以用戶需求爲牽引，結合本館實際建立和加入各類檔案資訊服務系統或網絡，真正爲用戶提供更多的服務;其五是，在資訊化建設的基礎上，考慮數字檔案館建設的總體規劃，深入研究和開發數字檔案館相關技術，積極開展數字檔案館的建設”[3]。

歸納起來檔案館資訊化的內容可以概括爲：管理自動化、利用網絡化、資源數字化。這與檔案館的基本職能是相一致的，不同的只是將資訊技術融合到全部工作之中。

三、檔案館資訊化與數字檔案館的關係

在檔案館資訊化研究中，不能不提及數字檔案館。那麼二者是什麼關係呢？

一種觀點認爲：“從單個檔案館概念主體上說是一種實體檔案館,數字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的資訊化”[5]。該解釋以單個檔案館爲概念主體，認爲數字檔案館是隨着檔案館資訊化程度的提高而產生的一種新型檔案館，數字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的資訊化。

另一種觀點認爲“數字檔案館是個跨越空間的檔案資訊資源的集成，主體是基於網絡的共享數據庫系統”[6]。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在小同物理位置、小同載體上的資訊連接起來，向用戶提供方便快捷的在線資訊服務。

還有一種觀點認爲：“所謂的數字檔案館不是一個檔案館，而是透過計算機網絡連接在一起的檔案館羣體。”[7]數字檔案館中的資訊不僅僅是檔案，還應包括未歸檔的各類電子檔案和圖書、資料，甚至是採集於實物的資訊，可以說是上述綜合性的數字資訊的完整集合。數字檔案館不是封閉的檔案館資訊網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共資訊數據管理系統等更爲廣闊的大系統中的一部分。數字檔案館不是僅僅爲檔案管理服務，而是面向全社會提供服務。

歸納上述觀點，數字檔案館是各級檔案館資訊化建設成果的集中體現，是資訊時代檔案館爲適應國家和社會各項事業發展需要的`必然要求建設數字檔案館，能夠從根本上提高檔案館的工作效率和資訊化管理水平，能夠保證數字檔案資訊的長久存儲和安全保管，能夠促進各級國家檔案館公共服務能力的拓展和實現檔案資訊資源的廣泛共享。

四、檔案館資訊化存在的問題

當前檔案館資訊化建設尚存在一些問題：“一是檔案館管理制度缺乏變遷，從根木上制約了檔案館資訊化建設的進程。二是檔案館建設上的缺陷，是制約檔案館資訊化建設的基礎瓶頸。三是檔案館軟件功能設定存在缺陷，軟件系統缺乏規範化測評和鑑定，束縛了檔案館數字化的進程。四是人才缺乏制約了檔案館資訊化建設的進程，也影響了檔案館文化品質的建設”[8]。同時“資訊化基礎設施建設落後；缺乏整體規劃和明確目標；觀念和科學素質有待提高”[9]。也是檔案館資訊化存在的主要問題。而“自身技術和資訊化基礎設施落後；各檔案館仍未走出封閉狀態；檔案介質仍囿於傳統形式；資源共享觀念淡薄”[10]。則是目前影響檔案館資訊化建設的主要因素。歸納起來，檔案館資訊化存在的主要問題是：觀念、傳統、技術、資金、人才、標準與規範六個方面的問題。

五、檔案館資訊化的基本思路

針對存在的問題，研究者提出了許多好的設想與建設。主要有：

1.深化思想認識，增強資訊化建設的緊迫感。檔案的資訊化建設，是以現代計算機與網絡通訊技術爲支撐的現代化管理工作，做好這項工作必須要解放思想、深化認識、更新觀念，這是資訊化建設中首先必須解決的問題，也是檔案館資訊化建設的趨勢。

2.明確指導思想，制定總體規劃。資訊化作爲時代進步的推動力，早已突破了計算機科學和技術的範疇。它不僅僅是一個技術問題，而是與檔案館工作的發展規劃、業務流程、管理制度等密不可分。

3.加快人才培養，注重管理創新和思想創新。檔案館資訊化建設是充分利用現代化資訊技術的過程，而技術總是在不斷地變化、升級和更新，總是需要有人來不斷維護。要應對這種變化，檔案館必須擁有自己的技術和管理人才。

4.整合檔案資訊資源，促進資訊化成果應用。檔案館資訊化建設的核心在於建立檔案資訊共享的平臺，藉助於現代資訊技術，把檔案資訊的開發利用提高到一個更高的水平。

5.檔案資訊化建設必須貫徹標準化先行的原則。與傳統檔案管理相比，檔案資訊化建設的顯著特點是具有極強的相關性，它與辦公、生產技術系統的關聯度明顯提高。因此，檔案資訊化建設更加講求統一技術語言和標準化、規範化。

6.加強基礎設施建設，搭建收集存儲和傳輸平臺。綜合檔案館要加快計算機存儲系統以及互聯網技術的應用速度。

7.堅持實用性與先進性相結合。作爲檔案管理部門應十分注重資訊系統建設的實用性與先進性的平衡，無論是在硬件配置還是軟件開發上都要本着務實的原則，強調實用爲主，適度超前，保持系統的連續性。

8.加強監督管理、確保檔案資訊的安全。檔案計算機網絡的安全管理要以頂防爲主，把確保檔案資訊的安全作爲一項重要內容。

檔案館資訊化建設是一項複雜的系統工程，需要在長期的工作實踐中不斷髮展和完善，在開發和應用過程中應該堅持統籌規劃、量力向行、循序漸進、實用有效、安全保密的原則，用資訊化建設思想統攬全局，爲促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案資訊服務。

參考文獻：

[1]鄭向陽.我國城建檔案館資訊化建設現狀及發展策略[J].城建檔案,2003,(4).

[2]童亞芬.檔案館資訊化內涵探析[J].寧波大學學報：教育科學版,2004,(2).

[3]泊客,滄海一粟,jiage,成長中的小樹,春風秋水.社會資訊化,我們檔案人能做些什麼?[J].檔案管理,2008,(3).

[4]王長豔,田巧玲.檔案館資訊化建設的思考[J].蘭臺世界,2005,(8).

[5]馮毓瑛.數字檔案館專題研討會綜述[J].檔案學通訊,2002,(4).

[6]仇雁.數字檔案館資訊化技術處理的策略分析[J].城建檔案,2009,(7).

[7]邱曉威.數字檔案館及其建設模式[J].中國檔案,2001,(10)

[8]許兆來.檔案館資訊化建設存在的問題與對策[J].檔案與建設,2002,(11).

[9]趙貴章.縣級綜合檔案館資訊化建設存在的問題及對策[J].蘭臺內外,2006,(1).

[10]談鳳燕.加快檔案館資訊化建設[J].城建檔案,2006,(7).