如何寫好你的工作計劃
一、爲什麼要寫工作計劃
1、計劃是提高工作效率的有效手段
工作有兩種形式:
一、消極式的工作(救火式的工作:災難和錯誤已經發生後再趕快處理)
二、積極式的工作(防火式的工作 :預見災難和錯誤,提前計劃,消除錯誤)
寫工作計劃實際上就是對我們自己工作的一次盤點。讓自己做到清清楚楚、明明白白。計劃是我們走向積極式工作的起點。
2、計劃能力是各級幹部管理水平的體現
個人的發展要講長遠的職業規劃,對於一個不斷髮展壯大,人員不斷增加的企業和組織來說,計劃顯得尤爲迫切。企業小的時候,還可以不用寫計劃。因爲企業的問題並不多,溝通與協調起來也比較簡單,只需要少數幾個領導人就把發現的問題解決了。但是企業大了,人員多了,部門多了,問題也多了,溝通也更困難了,領導精力這時也顯得有限。計劃的重要性就體現出來了。
記得當時,總經理在中高層幹部的例會上問大家:“有誰瞭解就業部的工作”,現場頓時鴉雀無聲,沒有人回答。幾秒鐘後,纔有位片區負責人舉起手來,然後又有一位部門負責人遲疑的舉了一下手;總經理接着又問大家:“又有誰瞭解諮詢部的工作”,這一次沒有人回答;接連再問了幾個部門,還是沒有人回答。現場陷入了沉默,大家都在思考:爲什麼企業會出現那麼多的問題。
這時,總經理說話了:“爲什麼我們的工作會出現那麼多問題,爲什麼我們會抱怨其他部門,爲什麼我們對領導有意見………,停頓片刻”,“因爲……我們的工作是無形的,誰都不知道對方在做什麼,平級之間不知道,上下級之間也不知道,領導也不知道,這樣能把工作做好嗎?能沒有問題嗎?顯然不可能。問題是必然會發生的。所以我們需要把我們的工作‘化無形爲有形’,如何化,工作計劃就是一種很好的工具!”。參加了這次例會的人,聽了這番話沒有不深深被觸動的。
3、透過工作計劃變被動等事做變爲自動自發式的做事(個人驅動—系統驅動)
有了工作計劃,我們不需要再等主管或領導的吩咐,只是在某些需要決策的事情上請示主管或領導就可以了。我們可以做到整體的統籌安排,個人的工作效率自然也就提高了。透過工作計劃變個人驅動的爲系統驅動的管理模式,這是企業成長的必經之路。
二、怎樣寫好工作計劃
首先要申明一點:工作計劃不是寫出來的,而是做出來的。計劃的內容遠比形式來的重要。我們拒絕華麗的詞藻,歡迎實實在在的內容。簡單、清楚、可操作是工作計劃要達到的基本要求。
如何才能做出一分良好的工作呢?總結當時會議上大家的發言和後來的一些說話,主要是要做到寫出工作計劃的四個要素。
工作計劃的四大要素:
(1)工作內容 (做什麼:WHAT)
(2)工作方法 (怎麼做:HOW)
(3)工作分工 (誰來做:WHO)
(4)工作進度 (什麼做完:WHEN)
缺少其中任何一個要素,那麼這個工作計劃就是不完整的、不可操作的,不可檢查的的。最後就會走入形式主義,陷入“爲了寫計劃而寫計劃,喪失寫計劃的.目的”。在企業裏難免就會出現“沒什麼必要寫計劃的聲音”,我們改變自己的努力就可能會走入失敗。
三、如何保證工作計劃得到執行
工作計劃寫出來,目的就是要執行。執行可不是人們通常所認爲的“我的方案已經拿出來了,執行是執行人員的事情。出了問題也是執行人員自身的水平問題”。執行不力,或者無法執行跟方案其實有很大關係,如果一開始,我們不瞭解現實情況,沒有去做足夠的調查和了解。那麼這個方案先天就會給其後的執行埋下隱患。同樣的道理,我們的計劃能不能真正得到貫徹執行,不僅僅是執行人員的問題,也是寫計劃的人的問題。
首先,要調查實際情況,根據本部門結合企業現實情況,做出的計劃纔會被很好執行。
其次,各部門每月的工作計劃應該拿到例會上進行公開討論。目的有兩個:其一、是透過每個人的智慧檢查方案的可行性;其二、每個部門的工作難免會涉及到其他部門,透過討論贏得上級支援和同級其他部門的協作。
另外,工作計劃應該是可以調整的。當工作計劃的執行偏離或違背了我們的目的時,需要對其做出調整,不能爲了計劃而計劃。
還有,在工作計劃的執行過程中,部門主管要經常跟蹤檢查執行情況和進度。發現問題時,就地解決並繼續前進。因爲中層幹部既是管理人員,同時還是一個執行人員。不應該僅僅只是做所謂的方向和原則的管理而不深入問題和現場。
最後,修訂後的工作計劃應該有企業領導審覈與簽字,並負責跟蹤執行和檢查。
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