淺談祕書資訊工作論文

在日常學習、工作和生活中，大家都嘗試過寫書信吧，書信是寫給具體收信人的私人通信。你知道書信要怎麼寫才正確嗎？下面是小編爲大家整理的淺談祕書資訊工作論文，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

淺談祕書資訊工作論文 篇1

摘要:資訊社會中，祕書的資訊工作顯得尤爲重要，論文指出了祕書資訊工作中存在的一些問題，只有提高祕書的資訊素養，發揮個人主觀能動性，注重創新精神，才能夠勝任祕書的資訊工作。

關鍵詞：祕書；資訊工作；資訊素養；創新

二十一世紀的祕書工作將是一個知識和資訊高度密集的領域，祕書工作的資訊化程度也越來越高。祕書資訊工作包括收集，鑑別、儲存、處理、輸出、反饋等各個環節。作爲一個祕書工作者，必須做到在資訊工作領域內運籌帷幄，爲決策者提供有效服務。

一祕書資訊工作的重要性

祕書部門的資訊工作，主要是指根據上級與主管部門的要求瞭解情況，掌握動態，發現問題，然後進行篩選處理，綜合分析，提供資訊資料給領導參考。

（一）輔助領導科學決策，必須依靠資訊

資訊是領導進行決策的依據和必要條件，沒有資訊，就沒有科學決策。進行預測和確定目標，必須將過去和現在的各種資訊進行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種資訊進行歸納、推理、評價，也就是具體地利用資訊；決策方案的選擇、實施、修正等等，其客觀依據依然是大量的資訊。

（二）起草檔案必須依靠資訊

祕書人員撰擬公文，是在掌握各種資訊的基礎上，根據領導意圖，經過分析、綜合，形成更系統、更準確的新的書面資訊。祕書撰擬公文，就是運用資訊爲機關服務。

（三）信訪諮詢工作需要依靠資訊

祕書在接待羣衆來訪、處理羣衆來信時，必須運用所掌握的政策精神、規章制度、領導意圖、實際情況等資訊，經過分析、判斷，去回答來訪，回覆來信，或者轉有關部門處理。

（四）做好日常管理工作必須依靠資訊

祕書要辦好機關各項公務，不僅靠領導意圖、個人學識，還必須依靠各種資訊作依據、作借鑑。資訊多了，綜合判斷、處理事務的能力就強。祕書人員必須會運用各種資訊，把相關部門聯繫、協調起來，明確分工，消除矛盾，同步協作去完成共同的任務。

二祕書資訊工作中存在的問題

祕書部門有着比其他部門更多的資訊優勢，資訊本身所具有的特點和祕書部門所具有的資訊優勢，爲祕書提供了資本和社會對這種資本的需求。

（一）開設新的資訊通道，改變資訊的流向

祕書工作者收集、處理資訊，有着非常明確的目的性，也就是圍繞領導決策制定和貫徹執行服務。祕書資訊的傳遞對象和範圍是具體的。然而社會對資訊的需求的範圍很廣，社會上的資訊需求者要想獲得資訊，就有可能透過“尋租”的方式來獲取資訊，有些祕書爲謀取一己之私，不惜以身試法，開設新的資訊通道，改變資訊的流向，泄露資訊。

（二）改變資訊傳遞的時間

資訊具有時效性，資訊快速地從資訊的來源傳遞到資訊的歸宿地，這需要一個快速的過程。資訊傳遞的工具和方式是影響資訊傳遞時間的重要因素，而祕書操縱着資訊傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長或縮短資訊從信源到信宿的時間。

（三）設定資訊傳遞的障礙

首先是擋駕和截留。爲給領導創造一個好的工作環境，使領導能夠擺脫各種事務干擾，集中時間和精力思考和決定重大問題，祕書常常要對領導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留，但祕書也可以根據自己的需要利用它來堵塞資訊通道，不讓對自己或自己有關的人不利的資訊進入領導的視線。

其次是增加資訊傳遞的環節。各個環節對同一資訊進行不同角度的資訊過濾、加工，使資訊內容與本來面目發生變化，甚至面目全非。

再次是製造資訊通道阻塞。選擇不當的資訊傳遞通道，使過窄的資訊通道不能快速傳遞超負荷的資訊流量，使資訊傳遞減速，從而使資訊不能適時地到達信宿。

四、做好祕書資訊工作具體措施

（一）從資訊角度治理祕書

祕書一方面利用職務之便，培育着自己的資訊優勢，另一方面又不斷地製造機會，使自己的資訊優勢轉化爲個人財富，滿足自己的私慾。而查處祕書也必須以資訊爲依據，具體說，應從三個方面進行反腐對策的思考：一是加快資訊公開的步法，實施陽光行政，杜絕暗箱操作；二是加快資訊工作程序化、標準化等制度建設，減少祕書資訊工作的主觀化；三是開通資訊工作本身的資訊反饋的渠道，加強監督檢查，加大查處的機率和懲罰的力度。

（二）提高祕書資訊素養

資訊素養的培養教育已受到世界各國的高度重視，提高祕書人員的資訊素養，關鍵也在於培養教育。

1.制定明確的培養目標

培養目標既是培養現代祕書資訊素養的出發點，也是祕書人才資訊素養的評價標準。它不僅能規範培訓的內容和方法，而且能引導培訓對象按照標準自覺地去努力和追求。有的祕書部門要求祕書必須“換筆”，學會用計算機進行文字處理等，這些要求對提高資訊素養產生了極大推動作用。

2.創建良好的培養環境

領導者應充分認識資訊工作和提高祕書人員資訊素養的重大意義，帶頭學習資訊知識，掌握必需的資訊技能。倡導和支援祕書人員學習計算機技術，營造濃厚的提高資訊素養氛圍。

資訊素養培養離不開一定的軟硬件基本建設。各級領導應統籌規劃，爲祕書人員資訊素養培養提供必需的物資、器材和場地，逐步改善祕書部門辦公自動化水平。

良好的制度環境是祕書人員資訊素養培訓的有效保證。從當前我國祕書隊伍培訓實踐來看，除了繼續搞好在職培訓、堅持自學制度外，還應建立和健網絡使用和管理制度和是資訊設備更新制度。

3.突出資訊技能的教育和訓練

從現實情況看，資訊技能是制約祕書人員資訊素養提高的一個關節點。資訊技能其發展變化快、知識含量和技術含量比較高，學習掌握起來頗有難度，成爲部分祕書人員“頭疼”的問題。因此，在提高祕書人員的資訊素養過程中，應突出資訊技術的教育和培訓。

4.發揮院校資訊教育的職能和作用

院校有充分的資訊教育資源，一是院校的圖書情報系統比較完整齊全；二是院校的資訊網絡比較發達。因此，依託院校開展教育培訓，能夠使祕書人員在較短時間內比較系統地掌握常用的資訊知識和基本技能。

（三）做好資訊工作要注重創新精神

1.在思想認識上創新

首先，要把“三個代表”重要思想貫穿於資訊工作的全過程，不僅在指導思想上要體現“三個代表”重要思想的要求，而且在資訊工作思路，資訊內容取向，資訊網絡佈局，資訊活動方式等方面都要體現“三個代表”重要思想；其次，必須強化主體意識。各級領導都要切實加強對祕書資訊工作的領導。要進一步健全和落實緊急資訊報告責任制。第三、必須強化服務意識。祕書人員應該不斷充實資訊內容，提高資訊實效，使資訊工作符合新時期的要求。

2.在資訊內容取向上創新

首先，要多渠道關注熱點資訊。各級祕書部門不僅要及時報送本職工作情況的資訊，報送有關經濟和社會事業發展的資訊，而且要注意報送事關羣衆、事關全局的苗頭性、傾向性資訊；其次，要剖析難點。要注意扣緊羣衆反映強烈、黨委關注的各種矛盾和問題。不僅要善於發現問題和反映問題，而且要深入剖析原因，尤其是對決策實施中遇到的“腸梗阻”、不落實問題，要廣泛聽取各方面意見，從政策、體制、幹部作風等方面查找原因，有針對性地提出對策建議。

在祕書的日常工作中，撰寫文稿，輔助決策，會議準備工作以及文書的處理等都與資訊密切關聯。對資訊的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是祕書活動的基本職能，只有在資訊領域不斷推陳出新，及時有效的掌握資訊，才能在祕書工作中如魚得水，遊刃有餘。

參考文獻

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[7]楊蓓蕾.現代祕書工作導引[M].上海:同濟大學出版社,2004.3.

淺談祕書資訊工作論文 篇2

摘 要：在資訊化時代，高校院系祕書資訊工作關係到整個學院資訊化的建設。高校院系祕書要認識到資訊工作的重要性,不斷提高自身資訊素養,將資訊技術運用到實際工作中,才能更好的爲學院服務。

關鍵詞：院系祕書 資訊工作 提高效率

隨着科技的不斷髮展,社會的不斷進步,資訊化速度的加快，社會資訊化程度越來越高,已經滲透到社會生活各個領域,併發揮着重要的作用。這也推進了高職教育資訊化的建設,促進了“數字化校園”的發展。資訊工作也成爲新時期高校院系祕書的日常工作,爲院系祕書工作提出了新的要求。

一、高校院系祕書資訊工作的意義

高校院系祕書工作在學院的發展建設中起着重要的作用，它在宣傳貫徹學校工作精神、保證日常工作的正常運轉、各部門之間的協調合作、學院與師生的聯繫等工作中都是不可或缺的。其工作任務繁重，頭緒衆多，這不但使院系祕書身心疲憊、工作效率低下，而且嚴重影響學院日常教學工作的正常運轉，有時候甚至會對整個學院的工作帶來不利影響。因此，將資訊服務運用到日常管理工作中，不斷提高資訊科學知識和網絡技術，實現辦公自動化、現代化才能跟上時代的步伐,才能提高工作效率,更好的爲院系服務。高效的、合理的、科學的資訊工作是新時期高校院系祕書重要工作之一。

1、方便快捷、提高了工作效率

資訊工作以其系統全面、快速便捷、高效準確等優勢，提高了院系祕書的工作效率,優化了服務質量,營造了和諧融洽的工作氛圍，有利於和諧校園工作的開展。資訊服務可以更爲合理利用現有人力資源，提高服務質量。

2、減少重複、有利於資源共享

資訊工作在高校祕書工作中起着橋樑和紐帶的作用,它能迅速將學校各種資訊及時有效地傳達給教師和學生，也能將教師和學生的資訊及時的彙總給學院相關的部門。利用網絡等手段可以減少資訊檔案的重複,又可以使多個部門共享一個資訊資源,提高資訊資源的利用率。資訊技術的應用有力地推動了資訊資源的共享,開闢了高校祕書工作現代化的新途徑。

3、及時準確、實現科學化管理

資訊工作是高校祕書協助領導科學化管理的需要。在高校的改革發展建設中,對教學、科研、師資隊伍建設等制度的制定和相關資料的彙總,都離不開祕書的資訊工作。管理的科學性和正確性依靠院系祕書們利用各種資訊手段及時、準確、全面地收集各類資訊,並經過分析、整理後提供給領導,作爲指導工作、進行科學決策的依據。資訊技術的提高加快了收集資訊和加工資訊的過程,提供了更加及時準確的檔案資料,是新時期高校院系祕書輔助領導決策的一項重要工作。

二、高校院系祕書資訊工作面臨新的挑戰

高校資訊工作不僅給祕書們帶來了方便與快捷的工作效率，同時院系祕書的資訊工作也面臨着新的挑戰。現今階段資訊工作缺少系統化的管理,各職能部門也沒有完全達到資源共享,資訊技術有待於繼續完善。網絡資訊條件下,高校祕書的資訊工作內容、方式及服務手段都發生了變化,如果具備操作、利用與開發網絡資訊的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準確、及時、全面的資訊資料,更好地爲二級院系服務。

三、如何做好高校院系祕書的資訊工作

資訊時代的到來,給高校院系祕書工作帶來了許多的發展空間,如何做好資訊工作,具備與時俱進的資訊意識和素養，學會利用資訊技術開展工作,以提高祕書工作的效率和質量。

1、樹立資訊觀念、強化資訊意識

作爲高校院系祕書要認識到資訊工作的重要性，才能保證資訊的及時、準確、系統、全面,資訊工作不是臨時性的、應付性的工作,而是經常性的、持續性的工作。只有這樣,纔能有效地利用資訊的價值,才能提供給領導作爲決策的依據。積極地去了解、使用網絡,可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重複勞動。良好的資訊觀念,就要尊重知識,崇尚科學,終身學習,善於接受新生事物。新時期高效院系祕書要增強資訊意識,敏銳地感受到社會資訊的變化,準確捕捉學院及部門的資訊資料。

2、學習資訊知識、掌握資訊能力

高校院系祕書除了充分利用各種內部資訊網絡以外,還應掌握並建立自己的常規資訊渠道,善於開發新的祕書工作資訊資源,並及時、準確、全面地獲取所需要的資訊。祕書人員必須學會準確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的資訊，以達到去粗取精、去僞存真、爲我所用的目的。學會利用計算機和網絡等資訊手段準確地概述、綜合、改造和表達所需要的資訊，並掌握一定的計算機應用技術，如數據庫、電子文檔、表格、幻燈片及網頁的處理製作能力,提高個人的資訊素養,更好地適應教育管理資訊化、現代化的要求。

3、靈活運用、敢於創新

新時期社會發展加快,資訊週期大大縮短,高校院系祕書必須具備敏銳的觀察力和創新精神,靈活運用資訊知識。在獲取和處理資訊的基礎之上,把自己的思想和見解融入其中,並透過恰當的渠道把這些資訊傳遞給他人,善於運用已掌握的資訊解決日常管理工作中的實際問題,使資訊發揮最大的效益。

4、信守職業道德、增強服務意識

隨着資訊傳遞速度的越來越快,傳遞過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,院系祕書的資訊工作中要遵守職業道德，做好資訊的保密工作,準確的傳達資訊。維護好教師和學生的利益,不能在享受資訊網絡技術帶來便利的同時,給院系和個人帶來不必要的麻煩。

總之,資訊時代的快速發展決定了高校院系祕書資訊服務的變化,關係到整個學院資訊化的建設。高校院系祕書要認識到資訊工作的重要性,不斷提高自身資訊素養,才能更好的爲學院服務,才能在未來的發展中立於不敗之地。

參考文獻：

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[2]黃曉徵,構建高校祕書資訊素養支撐體系的思考,遼寧行政學院學報.2006 年第4期

[3]田麗,新時期祕書人員如何做好資訊工作,河北工程技術職業學院學報.2003年3月第5卷第1期

[4]張持中,新時期祕書資訊工作初探,南方論刊.2010年第4期

淺談祕書資訊工作論文 篇3

摘要：教務祕書，是整個高職院校教務管理系統中的一個重要角色，在日常的教學管理中起着舉足輕重的作用。隨着高職院校資訊化水平的不斷提高，教學管理的資訊化、現代化是未來的發展趨勢。因此對教學祕書的工作提出了新的要求，本文主要討論資訊化情況下的教務祕書的工作特點。

關鍵詞：教務祕書 資訊化 特點

1 教務祕書在教學管理中的位置

設立高等院校的目的是爲了社會培養適合並且是優秀的人才，以適應社會主義市場經濟的發展需要，就像企業必須生產出合格的產品滿足市場需要一樣。公司用現代企業管理制度來保證產品的質量，同樣，高校必須用現代化的教學管理手段來保證教學質量。高效的教學管理方法才能生產出優秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學管理是重中之重。

在教學管理的`各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務祕書。在絕大多數實行二級管理的學院中，都設定了教務祕書一職，該職位主要負責本學院的日常教學管理工作，並是學校教務處和二級學院聯繫的紐帶。然而本文並不是討論二級學院的教務祕書，而是教務處的教學祕書。不論從工作任務的繁重程度還是在教學管理中所處的位置，教務處的教學祕書要比二級學院的教學祕書起着更大的作用。

首先，在教務處跟各個二級學院之間所有教學工作的連接當中，教務祕書擔當主要作用。教務祕書是教務處對各學院、系部的日常教學工作進行組織、管理的聯絡人，是命令和任務的主要傳達者和具體執行者。教務處下達的各類教務檔案和通知．都由教務祕書安排執行，並在過程中進行必要的催促督察。最後，由教務祕書統一彙總和整理，上交到教務處處長。在教務教學的整個具體執行過程中，教務祕書既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學校的其他職能部門，如人事處、財務處、保衛處、後勤處、工會等，都跟教務祕書進行經常的工作聯繫。

其次，教務祕書作爲教務處處長的得力助手，直接參與各項教學管理工作，是高校教學管理隊伍中的精英力量。從課程教學大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學期協助質控部進行期中教學質量檢查等等。在各種形式的教學管理活動中，教務祕書都是直接的參與者。

最後，教務祕書接觸的人羣遠遠比二級學院祕書廣泛很多，教務祕書不僅僅要面對二級學院祕書、各個系部的一把手，教務處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。

教務處的各項工作，例如學生對任課教師課堂教學效果的收集和處理；選課的組織；專業的分流和學籍移動，四、六級考試；實習材料收交歸檔；畢業生資格審查；畢業生證書發放等各種大小事務，都決定了教務祕書必須面對複雜的人羣。

2 教務祕書在資訊化下的工作要求

2.1 具備較強的業務能力。教務教學祕書的基本要求是必須懂得教育教學規律，瞭解和掌握教學管理常規工作，明白教學各個環節的要求和標準。要非常熟悉教務處制定的規章制度，確保教務管理的規範化和制度化，掌握教務工作規範及流程，不斷增強教務管理運作能力、組織能力和協調能力，具備與所從事教務管理相關學科的基本知識。瞭解全校教學大綱、教學計劃和課程設定，瞭解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯繫，熟悉教學過程和教學規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經驗來看，計算機和資訊化類專業比較適合擔任教務祕書。

2.2 教務祕書必須具有掌握和運用計算機、網絡技術爲代表的資訊技術的能力，以便於提高工作效率。教務祕書自己必須提高認識，樹立全面的資訊化工作觀念，適應教務教學管理的資訊化和科學化，必須確立以現代教育理論爲指導的資訊化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業資訊化管理的有益經驗，探索基於資訊化、現代化條件下的高校教務祕書工作新模式。

教務祕書必須能夠熟練的使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統實現辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，爲各級教學管理部門提供便捷優質的服務。教務祕書要重視收集教育教學各方面的資訊，例如老師對管理工作的意見、對專業設定的感受和人才培養方案的評價。同時，教務祕書要收集其它兄弟院校的資訊；例如其它高校相關專業的設定和調整及教學管理模式。對已經收集到的資訊，教務祕書要及時地整理歸納，然後向教務處領導反饋，以便領導能全面的掌握整個學校的教學現狀，做出正確的決策。所以，資訊化的資料管理和積累，對積累教學經驗，改進教學質量，提高管理水平，探索資訊化條件下高校教學管理規律具有重要的意義。 教務祕書要加強自身資訊化能力的培養。隨着現代化教育技術的迅速發展，教務祕書不能僅僅滿足於打印檔案、查詢成績等簡單的計算機操作，還應該會運用現代教學管理系統進行日常教學管理，回答教師和學生的管理諮詢，網上辦公等計算機應用技能。隨着網絡技術的普及、教學技術的網絡化已成爲必然。因此，爲了保障教育教學適應教育現代化的要求，要求教務祕書能嫺熟地運用各種現代化的教育技術裝備，爲教師提供一流的教學服務。教務祕書要抽時間參加必要的計算機類應用技能的培訓，加強對網頁製作、圖像處理等基本的多媒體應用技術的學習和使用，以便於對學生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。爲了適應管理的需要，保證教學管理系統的暢通，必須充分利用校園網，學習並使用現代化的校園計算機管理資訊平臺，熟練操作排課系統、學籍與學歷系統、成績管理系統、教學質量監控系統、命題與考試系統等教學管理系統，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人爲因素的影響，達到即時、規範、高效的管理。將教務系統管理員和教務處祕書的職位合二爲一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。

2.3 教務祕書要有較強的組織管理能力和協調溝通能力。教務祕書應該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達任務的同時，依據實際情況靈活主動的工作，對責任範圍內的工作能得心應手的組織實施。同時應具備駕馭複雜局面的能力，協調好各部門的關係，尤其是教與學的關係，學校和家長的關係，應該積極的避免矛盾的激化，作爲學校、希部、教師、學生之間的橋樑和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協調溝通能力是教務祕書必須具備的主要素質能力之一。具體表現爲要做好教務處與二級學院的協調溝通工作，保證教學任務、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務處內部的協調溝通工作，保證開學初課表的發放，教學任務的下達、期中教學檢查、期末考試安排，監考的落實以及聽取教師對教學管理工作的建議，最後是與其它系部的教學祕書保持良好的關係，這樣不僅有利於教務處開展工作，並且可以真實的反饋各個系部的教學資訊和存在的問題，必須迅速與相關領導聯繫，向有關方面反應，及時的解決問題。由此可見，教務祕書必需具有良好的協調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關係，才能順利地開展工作。

3 教務祕書工作中的新問題

高校教務祕書承擔繁重的教學任務，在教學管理中具備重要的作用。但是教務祕書工作內容繁雜、不易量化，非常瑣碎，且工作難度和業績不易體現，因此教務祕書往往不被重視。

在工作、學習和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由於高校管理體制的原因，對於教務祕書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處於劣勢地位，高校在教務祕書的出路和未來發展問題上缺乏相關政策。因此，教務祕書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。