檔案室管理規定管理制度（通用30篇）

檔案室管理規定管理制度

一、管理制度主要特徵

1、權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯；

2、完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”；

3、排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相牴觸的其他做法均不能實行； 特定範圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用範圍，在這個範圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理；

4、可執行性。組織所設定的管理制度，必須是可執行的，不能偏離組織本身事務，成爲一紙空文；

5、相對穩定性。管理制度一旦制定，在一般時間內不能輕易變更，否則無法保證其權威性。這種穩定性是相對的，當現行制度不符合變化了的實際情況時，又需要及時修訂。

6、社會屬性。因而，社會主義的管理制度總是爲維護全體勞動者的利益而制定的。

7、公平公正性。管理制度在組織力對每一個角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。

二、檔案室管理規定管理制度（通用30篇）

在不斷進步的社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想必許多人都在爲如何制定制度而煩惱吧，以下是小編精心整理的檔案室管理規定管理制度（通用30篇），僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案室管理規定管理制度1

第一章 總則

第一條 爲規範海南省中等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《海南省檔案管理辦法》等有關規定，結合海南省中等學校檔案工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的海南省中等學校檔案，是指海南省完全中學、進階中學、中等職業學校從事教育、教學、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 中等學校檔案工作是學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃、工作計劃，列入學校重要議事日程。

第四條 海南省教育廳主管全省中等學校檔案工作，各市、縣教育行政部門具體分管本行政區域內中等學校檔案工作。

海南省檔案局和各市、縣人民政府檔案行政部門在職責範圍內負責對中等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第五條 中等學校檔案工作由中等學校校長領導，其主要職責是：

(一)貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批准學校檔案工作規章制度；

(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案資訊化建設與學校其他工作同步發展；

(三)建立健全與辦學規模相適應的學校檔案管理機構，配備好專職工作人員，建立設施完善的檔案庫房，落實檔案管理工作所需經費；

(四)研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章 機構設定與人員配備

第六條 中等學校設立綜合檔案室，作爲學校的教輔機構，由一名副校長分管。

第七條 綜合檔案室是儲存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

第八條 綜合檔案室的管理職責：

(一)貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

(二)擬訂檔案工作規章制度，並負責貫徹落實；

(三)負責接收、徵集、整理、鑑定、統計和保管學校的各類檔案及有關資料；

(四)開展檔案的開放和利用工作，編制檢索工具，編研檔案史料，開發檔案資訊資源；

(五)組織實施檔案資訊化建設和電子檔案歸檔工作；

(六)開展學校檔案人員的業務培訓；

(七)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

(八)開展校內外檔案工作協作、學術研究和交流活動。

第九條 綜合檔案室設主任一名，享受學校中層管理人員待遇，根據需要可以設副主任一至二名。

綜合檔案室主任應當具備以下條件：

(一)熱愛檔案事業，具有中級以上(含中級)專業技術職務任職經歷；

(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

(三)年富力強，身體健康。

第十條 中等學校應當爲綜合檔案室配備專職檔案管理工作人員，各部門應設立兼職檔案員。

專職檔案管理工作人員必須是在編的幹部，其編制人數由學校參照有關規定並根據本校檔案數量和工作任務確定。

第十一條 中等學校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案專業知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第十二條 中等學校檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、管理人員同等待遇。

第十三條 中等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案專職工作人員，應當按照法律法規的有關規定採取有效的防護措施，並按照有關規定予以補助。

第三章 檔案管理

第十四條 中等學校檔案應實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全。

第十五條 中等學校應當建立、健全檔案工作規章制度，明確崗位職責，提高學校檔案管理水平。

第十六條 中等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，檔案材料的歸檔範圍是：

(一)文書類：主要包括黨務、行政、外事、出版等活動形成的檔案材料；儀器設備購置合同書、招投標書等。

(二)學生類：主要包括中等學校培養的學歷教育學生的初中畢業檔案、中等學校入學登記表、體檢表、學籍記錄、獎懲記錄、黨團組織材料、畢業生登記表等。

(三)教育教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究、德育教育等活動中形成的檔案材料。

(四)基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的檔案材料。

(五)財會類：主要包括財務工作管理和會計覈算活動中形成的檔案材料。

(六)聲像類：主要包括本校各項活動中直接形成的照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、光盤等聲像載體材料。

(七)實物類：主要包括本校在各項活動中形成的有儲存價值的獎品、印章、禮品、名人字畫等實物材料。

第十七條 中等學校實行檔案材料形成部門整理制度。

學校各部門兼職檔案人員應當按照歸檔檔案整理或立卷要求，及時收集、整理本部門產生的檔案材料，經檢查合格後向學校綜合檔案室移交。

第十八條 歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子檔案的歸檔要求按照國家檔案局發佈的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子檔案歸檔與管理規範》(gb/t 18894-2002)執行。

第十九條 中等學校綜合檔案室應當採用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者複製；對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

第二十條 中等學校綜合檔案室應定期對檔案進行鑑定。對失去儲存價值的檔案，經同有關部門鑑定並登記造冊報校長批准後，予以銷燬。未經鑑定和批准的檔案，不得銷燬。

第二十一條 中等學校保管的檔案在國家需要時，應當提供所需的檔案原件或者複製件。

第二十二條 中等學校的個人對其從事教育教學、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據爲己有。

對於個人在其非職務活動中形成的各種載體形式的重要材料，綜合檔案室可以透過徵集、代管等形式進行管理。

第二十三條 中等學校綜合檔案室應當對所儲存的檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向學校負責人報告，及時處理。

第二十四條 中等學校綜合檔案室應當認真執行檔案統計年報制度，並按照國家有關規定報送檔案工作基本情況。

第二十五條 中等學校要有計劃地爲檔案部門配置檔案保管和提供利用的必要設備，加快數字檔案室建設，保障檔案數字化與學校資訊化建設同步進行。

第四章 檔案的開放與利用

第二十六條 中等學校綜合檔案室應當按照國家有關規定開放檔案。未經學校授權，其他任何組織或者個人無權開放學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外開放：

(一)涉及國家祕密的；

(二)涉及專利或者技術祕密的；

(三)涉及個人隱私的；

(四)檔案形成單位規定限制利用的。

第二十七條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，均可以利用已公佈的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第二十八條 查閱、摘錄、複製未開放的檔案，應當經綜合檔案室負責人批准。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批准。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家祕密，應當經學校保密工作部門批准。

第二十九條 中等學校綜合檔案室提供利用的重要、珍貴的檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經綜合檔案室負責人批准。

第三十條 中等學校應當設立檔案開放閱覽室，並編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、計算機查詢系統等，爲利用檔案創造便利條件。

第三十一條 中等學校綜合檔案室是學校出具檔案證明的唯一機構，加蓋綜合檔案室公章的檔案複製件，與原件具有同等效力。

綜合檔案室應當爲社會利用檔案創造便利條件，用於公益目的的，不得收取費用；用於個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，綜合檔案室應當無償和優先提供。

第三十二條 寄存在綜合檔案室的檔案，歸寄存者所有。綜合檔案室如果需要向社會提供利用，應當徵得寄存者同意。

第三十三條 中等學校綜合檔案室應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公開檔案，應當經檔案形成單位同意，並報請校長批准。

第五章 條件保障

第三十四條 中等學校應當將學校檔案工作所需經費列入學校預算，保障檔案工作的正常開展。

第三十五條 中等學校應當爲綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的庫房，要及時進行改擴建或者新建。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恆溫、恆溼、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第六章 獎勵與處罰

第三十六條 中等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

(三)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校的；

(四)同違反檔案法律法規的行爲作鬥爭，表現突出的。

第三十七條 有下列行爲之一的，中等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷燬檔案的；

(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、公佈檔案的；

(三)塗改、僞造檔案的；

(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；

(五)不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據爲己有的；

(六)其他違反檔案法律法規的行爲。

第七章 附則

第三十八條 中等學校人事類檔案、附屬單位的檔案管理，由學校根據實際情況自主確定。

第三十九條 初級中學、九年一貫制學校、小學、幼兒園可參照本辦法執行。

第四十條 本辦法自發文之日起施行。

檔案室管理規定管理制度2

爲不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。

二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，並制訂案卷目錄等索引查詢工具。

三、設立檔案庫，配置專業存檔箱櫃，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。

四、對已過保管期限，需銷燬的檔案材料，要清理造冊，報校領導批准。

五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。

六、屬保密範疇內的檔案，利用者須報經校領導同意後方可查閱，查閱檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閱或摘錄。

七、凡有需查閱檔案者，查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。

八、利用者如須摘錄、複印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。

九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，並註明利用目的，經校領導同意，方能查閱。

十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果；利用者有義務向檔案室反饋利用效果。

十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。

檔案室管理規定管理制度3

一、檔案室應以科學、堅固、安全爲基本條件，標準溫度爲14—24℃，標準相對溼度爲45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。

二、庫房的檔案櫃、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統計和必要的加工整理。

三、檔案室應納入學校自動化管理系統，根據工作需要要逐步設定計算機、複印機、照相機等現代化管理設備。

四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。

五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續。

六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節假日加強保衛工作。

七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。

檔案室管理規定管理制度4

一、庫房內檔案要根據不同門類和載體，區分不同價值分別編好序號，科學地系統地排列上架，認真地保管。

二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房，配備了標準的能滿足需要的檔案櫃架，案卷裝具符合國家標準。

三、保持庫房整潔衛生，檔案櫃架排列整齊，檔案存放位置正確，索引規範。室內嚴禁吸菸、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品，庫內無黴、蟲及雜物堆放現象。

四、嚴格按照“八防”的要求，採取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設施設備，並充分發揮其作用，堅持做好室內溫溼度調控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去溼。在檔案櫃內要存放防蟲、防黴藥品，定期更換。

五、要定期檢查各種設施設備，保證各種設備的完好無損，若發現設備損壞或出現故障，要及時修理和排除。

六、庫房和檔案櫃架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路和門窗情況，發現問題及時解決。

七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行交接手續。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理覈對，做到目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，要追究有關人員責任。

八、檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，不得隨便進入。

九、按照《全宗卷規範》建立全宗卷，注意收集、整理、接續全宗卷內容，使全宗卷內容全面、規範、完善。

檔案室管理規定管理制度5

爲貫徹原國家教委《高等學校實驗室工作規程》的精神和規定，科學規範地做好實驗室工作的檔案管理，參照原國家教委頒發的《基礎課教學實驗室評估辦法和標準》及《關於報送實驗室及儀器設備統計報表和數據》中的具體要求，制定本制度。

一、實驗室工作檔案管理的對象

凡屬經學校正式批准建制的教學實驗室，在其建設、改革與固定資產設備使用、流通中涉及的國家及主管部委、省、市政府有關法規、檔案；學校有關檔案、管理制度、重要技術資料（含實驗室發展情況與大型精密貴重設備資料）均需分類建立實驗室工作檔案。根據學校檔案工作的統一管理要求，除校檔案室已直接立卷管理項目外，實驗室設備處、各實驗教學中心、各教學實驗室應分別建立相應的實驗室工作檔案。

科研實驗室的工作檔案管理按照科學技術處的有關規定進行管理。

二、實驗室工作立卷歸檔的內容

1、實驗室及設備管理工作法規、制度檔案卷：

（1）國家及國家教育部與各部委、市教委有關實驗室工作的法規檔案；

（2）學校有關實驗室發展建設與改革等檔案；

（3）實驗室建制審批（含實驗室建立、合併、調整、撤消等）檔案；

（4）實驗室管理的各項規章制度；

（5）實驗室建設發展規劃；

（6）實驗室年度工作總結及實驗室內工作人員考覈表等。

2、以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗室工作的各種報告、報表或數據卷：

a、實驗室基本情況類

（1）學校各實驗室任務及人員情況學年度數據傳送數據與報表；

（2）學校實驗項目學年度數據傳送數據與報表；

（3）學校專職實驗室工作人員學年度數據傳送數據與報表；

（4）學校基礎課教學實驗室基本情況學年度數據傳送數據與報表。

b、設備管理類

（1）學校各實驗室教學科研儀器設備年度數據傳送數據與報表（單價爲800元及其以上之設備）；

（2）學校各實驗室教學科研儀器設備增減情況傳送數據與報表；

（3）學校各實驗室教學、科研精密貴重儀器設備年度使用情況數據傳送數據與報表（單臺（套）價爲20萬元及其以上之設備）。

3、實驗室管理卷：

（1）實驗室環境條件的增擴與實驗室改革方案檔案；實驗室工作的評估；實驗室工作人員及其變更情況；實驗室管理方面的重要實施細則；實驗室主任工作守則與工作人員崗位責任制等；

（2）儀器設備固定資產卡片（按單位與設備編號排序）；

（3）大型精密貴重儀器設備技術檔案。

大型精密貴重儀器設備檔案管理，應包括每臺儀器設備申購時的可行性論證報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和儀器設備的報損報廢等資料（其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔後可由實驗室借用保管）。

4、實驗教學管理卷：

（1） 實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；

（2） 每學年度實驗教學計劃安排表；

（3） 實驗題目（項目）的更新、改造與淘汰等資料；

（4） 實驗教學課、題目（項目）卡片（統一建立實驗項目庫）。

三、檔案的查閱與管理辦法

1、實驗室設備處負責職能範圍內有關實驗室工作檔案管理；

2、各實驗室每學年度或每年度應按要求按時上報有關歸檔資料；

3、單位或個人因工作需要查閱或借用有關檔案資料者，均按學校檔案管理的有關規定辦理查閱或借用手續並按時歸還；

4、檔案資料原則上應保留原件，特殊情況經主管處領導批准後可使用複印件。

四、附則

1、本制度由實驗室設備處解釋；

2、本制度自下發之日起執行。

檔案室管理規定管理制度6

爲加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地爲公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的範圍

本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有儲存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有儲存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務部爲檔案管理的'職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地爲公司各項工作服務。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分爲十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產經營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來檔案。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。

2、歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易儲存的檔案材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以說明。

3、存檔的檔案、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及檔案內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份，並區分保管期限。卷內檔案應按問題或檔案形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內檔案的排列：檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正本在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。

6、檔案歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重複檔案，需要辦理銷燬手續。

7、歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即（最遲一週內）將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自開啟檔案櫃翻閱查找。

（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人。

（4）所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面覈對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方覈對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。

4、對於不易繼續儲存的檔案資料，應及時予以複製；對於已破損的檔案資料應及時予以修復。爲做好檔案的提供和利用工作，所有檔案資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分爲短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷燬

公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬。

檔案室管理規定管理制度7

爲了加強和規範會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔範圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計覈算系統軟件、操作人的密碼等會計覈算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附註及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊及其他在會計覈算工作中直接形成的對國家和社會及各覈算單位具有儲存價值的會計覈算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啓用表的使用頁數，覈對各個帳戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

a、會計賬簿裝訂封面；

b、賬簿啓用表；

c、帳戶目錄；

d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e、會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由業務人員保管一年，期滿後轉入檔案室並由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份並詳細標註，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計覈算系統軟件；操作人的密碼、操作日誌等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改後五年。以磁性介質儲存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期複製，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。

會計檔案的保管期限分爲永久儲存和定期儲存兩類。定期儲存的會計檔案其儲存期限從會計年度終了後的第一天算起，分爲3年、5年、xx年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批准後，方可辦理調閱手續。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批准，需要複製會計檔案的，須經局領導批准後方可複製。

第六條會計檔案的銷燬。

保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷燬：

（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

（二）局分管領導要在會計檔案銷燬清冊上籤署意見、

（三）銷燬會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

（四）監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務。

原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時爲止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷燬。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第九條會計檔案的保管要採取嚴格的安全措施。

檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期複製。經過系統整理以後的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

檔案室管理規定管理制度8

實驗室檔案工作是學校檔案工作的重要組成部分，是辦好學校的一項基礎工作。爲了充分發揮檔案在教學、科研和學校管理等工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，特制定本辦法。

一、實驗室檔案管理的職責任務

1、全校實驗室工作檔案由實驗室與設備管理處立卷歸檔，並交檔案館儲存。

2、實驗室檔案工作，應在學校檔案館指導、監督下進行。

3、各實驗室檔案由實驗室主任（或指定專人）負責整理。

二、實驗室檔案的基本內容

（一）實驗室建設與管理辦公室歸檔：

1、實驗教學的教學大綱、教材（包括自編教材），實驗教學項目卡，實驗教學改革情況及成果、論文，實驗室教學科研任務完成情況

2、實驗室建設計劃和成果

3、實驗室人員管理情況

4、實驗室的開放、對外服務情況及利用效率

（二）設備管理辦公室歸檔：

1、儀器設備管理的帳目、卡片及變動情況

2、設備技術改造和開發過程中形成的技術檔案材料

3、重大事故的調查分析及處理意見

4、機電產品進口設備許可證，科教儀器用品免稅登記表

三、實驗室工作檔案的收集

1、實驗室負責檔案收集的人員，必須熟悉檔案管理的基本知識，工作嚴謹求實，努力維護檔案材料的完整、準確、系統與完全

2、承辦人在檔案材料收集完整齊全後整理組卷，按實驗室與設備管理處下發的材料項目收集上交

3、教學實驗室應在次學年底寒假前立卷歸檔完畢，科研實驗室應在項目完成後兩個月內立卷歸檔完畢。

檔案室管理規定管理制度9

一、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平，忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考覈取得崗位資格證書。

二、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規及規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自複製等瀆職行爲的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人的責任。

三、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類檔案材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。

四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理現代化。

五、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去保管價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後和有關人員一起進行認真負責的銷燬。

六、保持庫房的整潔衛生，檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經常覈對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案資訊。

八、積極開發檔案資訊資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足單位領導和各項業務工作的需要。

九、積極參加本單位組織的科研課題鑑定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的檔案材料，並在有關檔案上簽名蓋章。

十、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

檔案室管理規定管理制度10

第一條 安全工作檔案是學校檔案的重要組成部分，反映了當時學校安全工作情況，爲今後開展工作提供參考資料和文獻。建立學校安全工作檔案管理制度，完善學校安全工作檔案，對於促進學校安全工作規範化、制度化具有重要意義。

第二條 學校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。

第三條 學校安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，並及時上交學校安全領導小組辦公室，學年末統一交檔案室整理保管。

第四條 安全工作檔案要有統一的分類標準，將檔案材料分門別類歸檔。

第五條 學校安全工作檔案一般應儲存三年，重要的作長期儲存。

第六條 學校安全工作檔案內容主要包括：

（一）學校安全工作組織機構及人員；

（二）學校安全工作規章制度；

（三）學期安全工作計劃和總結；

（四）學校簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考覈情況；

（五）有關安全工作的各類檔案；

（六）研究安全工作的會議記錄；

（七）學校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料；

（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。

（九）突發事故應急預案以及演練情況記錄；

（十）學校教職工安全培訓材料；

（十一）學校發生的各類安全事故以及調查處理結果記錄；

（十二）學校安全設施建設及安全經費投入情況；

（十三）心理問題學生、行爲問題學生、特殊體質學生檔案；

（十四）學生接送車相關材料；

（十五）上級佈置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。

檔案室管理規定管理制度11

1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。

2、檔案庫房必須堅固，採取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，並經常檢查各項措施是否有效。

3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入櫃，櫃架排列科學、合理。

4、庫房內嚴禁存放與儲存檔案無關的非檔案物品。

5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。

6、庫房內置放溫、溼度檢測設定，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在14—24攝氏度，相對溼度保持在45%-60%。

7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、複製。

8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。

檔案室管理規定管理制度12

一、定期把各部門上交的具有儲存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。

二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案櫃、架等要排列整齊、美觀。

三、檔案的收進、整理、利用要詳細統計，並做到數字準確、真實。

四、查閱檔案要嚴格履行手續，閱完經覈對無誤後，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。

五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。

六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內嚴禁吸菸，確保檔案資料萬無一失。

七、檔案室由檔案幹部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。

八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，並進性整理，定期交檔案室集中統一管理，任何部門或個人不得據爲己有或拒絕歸檔。

九、歸檔範圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的檔案、材料、圖片等均屬歸檔範圍。

十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的檔案材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據交接目錄清點校對，並履行簽字手續。

十一、歸檔要求

1、歸檔的檔案材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、複寫紙，普通打印、複印撰寫和批示檔案材料，必須用複印機複印，噴墨或激光打印機打印的正規影印件。

2、歸檔的檔案材料要保持他們之間的歷史聯繫，區分儲存價值，科學的立卷、分類、編目。

3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便於保管和利用。

檔案室管理規定管理制度13

一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。

二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。

三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。

四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。

五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。

六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。

檔案室管理規定管理制度14

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在於爲學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。

（二）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價值的檔案材料均屬歸檔範圍。

（二）檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、編制目錄，進袋入檔。

（三）凡檔案資料收集範圍目錄中未編入，但確有使用、儲存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否儲存。

三、檔案補充

（一）教職工考覈、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

（二）檔案、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱後即立卷歸檔。

（三）校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案查閱

（一）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

五、檔案安全保密

（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。

（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案室管理規定管理制度15

一、檔案的收集

要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。

2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。

4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。

二、校舍檔案管理

1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，檔案排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持檔案之間的歷史聯繫，利用原有基礎，便於保管和利用。

3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

4、檔案的整理必須便於保管和利用。

三、檔案的保管

按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設定保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

四、檔案的移交

交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

五、查閱和借閱

1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。

2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

六、檔案保密

檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。

七、清銷

1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。

2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。

3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。

檔案室管理規定管理制度16

檔案資料管理是學校常規管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學常規管理的重要基礎工程。爲此，制訂制度如下：

1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦幹事（檔案資料員）具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。

2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保證檔案資料齊全完整，及時辦理。

3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。羣團教代會材料等分別由相關部門幹事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門幹事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考覈檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6、學校的。常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔，。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。

7、積極做好檔案資料的（收集、整理、鑑定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。

9、加強檔案的嚴禁保密，不得泄露。

檔案室管理規定管理制度17

1、非本室工作人員，未經同意，不得進入庫房。

2、檔案室內不得存放與檔案工作無關的物品，並始終保持室內整潔。

3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求，設定窗簾、樟腦精，配置氣體滅火機，適時進行庫房密閉通風等措施。

4、檔案裝具統一，存放排列整齊，箱（櫃）統一編號並標明所存檔案類別及年代。

5、定期清點核實存檔案，級差檔案褪變，破損情況，發現問題及時彙報、及時解決。

檔案室管理規定管理制度18

一、必須建立由檔案工作分管領導、有關職能科室負責人領導和檔案員組成的檔案鑑定領導小組。定期對檔案進行全面和部分檔案的鑑定。

二、根據國家和有關部門規定，確定各類檔案的`保管期限，正確劃分需要保密檔案的密級。

三、對檔案的全面鑑定每五年進行一次，對部分檔案根據實際需要確定。透過鑑定的檔案，必須寫出鑑定報告，註明鑑定意見和日期，並由鑑定領導小組負責簽名。

四、透過鑑定的檔案，力求達到保定期限準確，保管單位質量符合標準，對在鑑定中發現的問題，應及時責成有關部門和人員整改；對已超過保管期或失去價值的檔案，必須慎重處理，嚴格掌握，還有一定價值的檔案可暫封存，待觀察後再行銷燬。

五、對確定銷燬的檔案，應先造好清冊，提交銷燬報告，經有關領導審批後，報送檔案主管機關備案，在銷燬檔案時要嚴格執行有關保密規定。

六、要檔案的保管過程中，要切實做好檔案銷燬後的善後工作。

檔案室管理規定管理制度19

第一章　總則

第一條　爲規範高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條　高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

第四條　國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責範圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

第五條　高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

(一)貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批准學校檔案工作規章制度；

(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案資訊化建設與學校其他工作同步發展；

(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章　機構設定與人員配備

第六條　高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

(一)建校歷史在50年以上；

(二)全日制在校生規模在1萬人以上；

(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。

未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第七條　高校檔案機構是儲存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

第八條　高校檔案機構的管理職責是：

(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

(二)擬訂學校檔案工作規章制度，並負責貫徹落實；

(三)負責接收(徵集)、整理、鑑定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案資訊資源；

(五)組織實施檔案資訊化建設和電子檔案歸檔工作；

(六)開展檔案的開放和利用工作；

(七)開展學校檔案工作人員的業務培訓；

(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動。

有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

第九條　高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱爲高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：

(一)熱心檔案事業，具有進階以上專業技術職務任職經歷；

(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

(三)年富力強，身體健康。

第十條　高等學校應當爲高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第十二條　高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定採取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，並可以按照有關規定予以補助。

第三章　檔案管理

第十四條　高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考覈與評估制度，定期佈置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條　高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。檔案材料的歸檔範圍是：

(一)黨羣類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議檔案、會議記錄及紀要；各黨羣部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關於黨羣管理的檔案材料。

(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議檔案、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。

(三)學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的檔案材料。按原國家教委、國家檔案局發佈的《高等學校教學檔案材料歸檔範圍》((87)教辦字016號)的相關規定執行。

(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發佈的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)執行。

(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發佈的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)執行。

(七)儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術檔案以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的檔案材料。

(八)產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的檔案材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)執行。

高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔範圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

第十六條　高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質檔案材料和電子檔案材料的自然形成規律，對檔案材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，製作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格後向高校檔案機構移交。

第十七條　歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子檔案的歸檔要求按照國家檔案局發佈的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子檔案歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)執行。

檔案室管理規定管理制度20

一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業務科集中統一管理，任何個人不得私自存放。

二、檔案的收集、整理、移出、銷燬必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規定辦理，嚴禁擅自銷燬或出售檔案。

三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經檔案管理人員審覈後，方可提供查閱。

四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、複印、抄錄等，須經分管副主任同意後方可進行。

五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、複印、塗改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的'檢查，確保檔案完好無損。

六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密檔案和材料遺失、泄密事故的發生，確保檔案安全。

七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。

八、檔案管理人員因工作調動，須按規定辦理交接手續。

檔案室管理規定管理制度21

第一章基本原則

第一條爲了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地爲我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發佈的《幹部檔案工作條例》特制定本制度。

第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是爲貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是爲先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。

第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的檔案材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案幹部

第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求

第八條爲了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常透過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考覈、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的檔案材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。

第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委（總支）的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有儲存價值。需經組織審查蓋章或本人籤的，應在蓋章籤後方能歸入人事檔案。

第十一條不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。

第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查覈對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫溼度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裏泄露檔案內容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應透過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條爲使人事檔案能夠隨着公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔範圍

1、員工調配、任免、考察考覈等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑑定、民主評議和組織考覈形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑑定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等羣衆團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批覆以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志願書（1—2份系統的）和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事蹟及審批材料。認定爲不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。

9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別複查結論、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事蹟。

11、各種處分決定、調查報告、上級批覆、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和幹部進修、培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授於學位的材料，學歷證明書，學習鑑定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有儲存價值的材料。

檔案室管理規定管理制度22

爲提高教師素質，塑造教師形象，造就一支“思想堅定、業務精通，精於奉獻、富於創新”的適應新時期教育發展需要的高素質教師隊伍，學校特建立個人師德檔案，以監督教師行爲，培養教師美德，促進師德行風建設，提升教育教學質量，師德師風建設個人檔案。

一、爲切實加強對教師師德檔案的建設、管理，確保教師師德檔案制度建設的長期化、管理的規範化，特制定本制度。

二、教師師德檔案的管理由學校黨政辦公室負責，歸入學校綜合檔案室設專櫃管理。

三、教師師德檔案管理員要定期收集如下資料，並裝入教師師德檔案：

1、教師師德總結；

2、師德考評自測評分表；

3、教師互評評分表；

4、領導打分表；

5、家長打分表；

6、學生打分表等相關資料。

四、按教師獎懲情況，根據教師行爲和業績，在教師加分表、扣分表上按時如實作好記載。

五、加強庫房管理，做好防盜、避光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲等工作。

六、嚴格履行檔案移交、接收等手續。

七、認真做好檔案的鑑定工作，不得擅自修改和銷燬檔案。如需修改或銷燬，必須首先填寫修改或銷燬情況記載，並由考評小組全體成員簽名方可。

檔案室管理規定管理制度23

一、檔案管理人員必須貫徹“以防爲主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽菸、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。

三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格覈查和消毒處理後才能進庫上架

四、值班人員必須做好檔案室內外溫溼度記錄，做好溫溼度的調節工作（標準溫度爲攝氏14—24℃，相對溼度爲45%—60%）。

五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。

六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每週一小掃，每月一大掃。

檔案室管理規定管理制度24

一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發生。

二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密祕級以上檔案。

三、凡借閱祕密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批准，未經批准不得借出、複製或摘抄。

四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公佈、損毀、丟失、塗改、僞造或銷燬檔案、絕密檔案要單獨保管。

五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，並對責任者進行追究處量。

六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

七、任何人不準私自儲存檔案或攜檔案進入公共場所。

八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少於兩名工作人員。

九、檔案在傳遞時應以機密件透過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

檔案室管理規定管理制度25

一、非本室工作人員，不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經批准同意，由本室人員陪同方可進入。

二、庫房內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西。

三、做好庫房內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛生整潔、安全。

四、案卷查閱完畢要及時歸還原處，出借案卷要經過批准，並辦理好借閱登記手續。

五、對檔案室所藏檔案要進行經常性檢查，發現問題及時採取有效措施。

六、檔案室鑰匙做到專人負責保管不準隨意給他人使用，若發現遺失應予全部調換。

檔案室管理規定管理制度26

爲了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下：

1、嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責；

2、檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續。“保密卷”等重要材料的借閱，必須審查審批權限是否符合規定的要求；

3、檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載爲依據，不得弄虛作假，出具假證；

4、檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛生。檔案室嚴禁吸菸，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網絡系統；

5、檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節假日安全檢查工作，發現問題，及時處理；

6、借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉借他人，不得帶入公共場所；

7、非檔案管理人員，未經允許不得進入檔案室。

檔案室管理規定管理制度27

一、資訊中心的所有檔案管理由中心辦公室負責，行政檔案和技術檔案分類編號管理。

二、歸檔檔案材料要認真收集、積累、保管和整理立卷，保證檔案完整、準確、系統。

三、歸檔案卷要組卷合理，編寫頁碼準確，案卷目錄、卷內目錄備考表填寫清楚，案卷標題簡明扼要。

四、資訊中心在各項工作中形成的具有儲存價值的，或者上級和下級送來的與本部門關係很密切的檔案材料（包括公文、制度、會議、電話記錄、各種圖紙、種類登記表、報表、名冊、說明書、光盤、錄像帶、視頻資源、各類合同及複印件等）都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交由中心辦公室歸檔。

五、由資訊中心管理的所有服務器，交換機，路由器、防火牆等設備的用戶名和密碼口令爲絕密資料。由業務系統管理員和資訊中心負責人掌握，並登記在密碼本上，密碼本爲絕密資料，必須妥善儲存，不得泄露內容；對在涉及到學校及師生員工的各種數據和資料（如帳戶、密碼等）屬於學校機密，必須嚴格保密，嚴禁打聽、泄露和外傳。

六、建好管理檔案、人員資訊檔案、設備資訊檔案、工作考覈檔案和圖書資料檔案。路由器、交換機和服務器、防火牆配置參數，網絡拓撲圖、網絡佈線圖、虛網劃分、 IP 位址分配等文檔爲機密資料，由業務系統管理員建檔裝訂儲存，不得向資訊中心以外的人員透露內容，網絡系統集成參數變更時，須及時修改、變更 ， 永遠保持網絡系統集成參數同步。

七、所有設備的說明書、各種文字資料和隨機軟件爲系統重要資料，必須登記、編號、造冊，由業務系統管理員建檔儲存 ， 重要資料只限於在資訊中心內查詢；中心購買的科技圖書、科技雜誌等，須進行登記、編目，禁止中心以外的人員借閱。內部人員借閱須由辦公室進行登記，並限期歸還。

八、主動接受學校檔案館的業務指導和監督檢查，按規定時間向學校檔案部門歸檔。丟失或損壞中心的檔案、文檔資料而造成不良影響者，則視其情節輕重予以賠償直至行政紀律處分。

九、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

檔案室管理規定管理制度28

1、嚴格貫徹執行檔案工作管理制度，做到不損毀、不遺失、不泄密。保證檔案庫房安全，搞好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防磁等八防工作。

2、檔案庫實行專人管理，無關人員不得進入，經允許入庫者必須由檔案人員陪同。下班時要對檔案室進行安全檢查，關燈、拉閘、關窗、鎖門、關閉水源，保管好庫房鑰匙。

3、要樹立保密觀念，必須嚴格遵守保密守則和各項保密法則，不準在私人交往和通信中泄露檔案內容。攜帶檔案、資料外出工作，不得違反有關保密規定，不準在公共場所談論檔案、資料內容和保管狀況。檔案在立卷、歸檔、整理、保管、鑑定、銷燬、利用等各個環節中都應注意保密。各種檔案資料不準當廢品賣掉。

4、做好檔案的利用工作，凡是查、借閱、利用學校檔案者都應按規定填寫相應記錄。學校檔案案卷不得外借，上級主管機關、校內各部門工作需要借出時，一般不超過七天，借出的檔案未經檔案室同意不準轉借其他單位、部門或人員。

5、定期檢查防火設施，發現問題及時處理，確保實驗設備能正常有效使用。

檔案室管理規定管理制度29

(一)要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能

力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，並保持相對穩定。

(二)要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職工範圍和考覈獎懲制度。

(三)檔案人員的主要任務：

1、負責單位文書、教學、教育、會計、後勤材料的收集、整理、儲存、統計、利用和鑑定銷燬工作。

文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的檔案材料。

教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。

教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的檔案材料。

會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

後勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

2、凡學校工作中形成的具有儲存價值的檔案材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。

4、學校檔案分爲永久、長期、短期三個保管期限。

5、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

6、卷內檔案排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的檔案材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內檔案內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。

8、檔案材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，

做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

(四)綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)借閱制度

1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。

3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。

5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。

(六)檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，爲提供利用檔案創造條件。

(七)學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑑定的規定。認真做好檔案的鑑定工作。對超過保管期限，失去儲存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，防止失密。

檔案室管理規定管理制度30

第一條爲便於縣委編辦正確界定檔案材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所儲存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

第二條本規定中的機關檔案材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條機關檔案材料歸檔範圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；

（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；下級機關報送的重要檔案材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料。

第四條機關檔案材料不歸檔範圍是：

（一）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；

（三）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；

（四）下級機關的檔案材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。

第五條凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據爲己有或拒絕歸檔。

第六條機關文書檔案的保管期限定爲永久、定期兩種。定期一般分爲20年、10年、5年。

第七條永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規政策性檔案材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；

（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

（五）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；

（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；

（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；

（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。

第八條定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；

（四）本機關一般性事務管理檔案材料；

（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；

（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。

第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

第十條機關對應歸檔電子檔案的元數據、背景資訊等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質檔案材料中，有檔案發文稿紙、檔案處理單的，應與檔案正本、定稿一併歸檔。

機關聯合召開會議、聯合行文所形成的檔案材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的複製件或其他形式的副本歸檔。

第十一條檔案管理員工作職責：

（一）熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，努力提高工作效率，爲本單位的文明建設服務。

（二）加強與各科室的溝通，做好本單位需歸檔檔案材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

（三）堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度，提高警惕，防止失密、泄密等事故發生。

（四）積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，爲本單位各項工作和領導決策服務。

（五）做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

（六）切實做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防黴、防塵、防鼠咬的“八防”工作，達到檔案無丟失、無黴變、無差錯。

第十二條檔案室管理制度：

（一）檔案室是存入各類檔案的重地，檔案室鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

（二）檔案室要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮溼、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，並採取必要的預防措施和設定必要設備，確保檔案的安全。

（三）檔案室內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查檔案室，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在檔案室內嚴禁吸菸，確保檔案室安全。

（四）檔案室內檔案分類存放，排列要整齊有序，便於查找。不得在檔案室內存放個人物品或堆放雜物。

（五）要定期進行檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補複製。

（六）檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案室的交接手續。

第十三條檔案借（查）閱制度：

（一）明確分管領導和檔案管理員職責，實行專人專管。

（二）管理員做好借閱登記簿的登記記錄（借閱時間、借閱人、借閱內容、歸還時間）。

（三）本單位工作人員因工作需要可以直接與管理員借（查）閱，只可在本單位範圍內借（查）閱。

（四）本單位工作人員因工作需要或幫助外單位借閱並帶走，須經分管領導同意和外單位的介紹信（證明）方可帶走。

（五）外單位工作人員借（查）閱檔案要持介紹信（證明），經分管領導批准後，方可借閱或帶走，管理員登記借閱人員情況，借閱目的和範圍。

（六）沒有特殊情況，檔案材料一般只准在檔案室內借閱，未經分管領導批准不得帶走。

（七）借閱期限不超過一週，確需延期，須經分管領導同意並另行辦理借閱手續。

（八）借閱者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。借出的檔案不得轉借他人，不準帶到公共場所查閱。

（九）借閱者需摘抄（複製）檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄（複製）的內容經管理人員校對並加蓋我辦公章後方爲有效。

（十）借閱者帶走的檔案複製件，不得擅自以任何形式全文公佈或複製。

（十一）借閱者要愛護檔案，不準擅自摘錄、複印，更不得拆開、調換、污損、塗改、圈點、做任何記號、勾線、折角、添字、抽頁和損壞檔案等，查閱時嚴禁吸菸。

（十二）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查，覈對無誤後，且借閱雙方交接清楚，並在借閱登記簿上進行註銷。

（十三）歸還檔案時，如有發現檔案缺頁、損壞、丟失等情況，要嚴厲查處並且在登記簿上對借閱者或借閱單位做不良記錄。

（十四）借閱者如果不按時歸還，經請示分管領導後，不再安排下一次的借閱。

第十四條檔案保密制度：

（一）檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

（二）定有密級檔案、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。

（三）已歸檔的機密、祕密檔案、資料，只限於直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批准。

（四）各科室暫時儲存的機密、祕密檔案、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用後立即歸檔。

（五）對定有密級的檔案、資料，未經密級審批單位批准，一般不准翻印和摘抄。

（六）不得擅自擴大檔案、資料的閱讀範圍，確因工作需要攜帶祕密以上檔案、資料外出，須經領導批准。

（七）不歸檔的祕密及內部（重複或多印）檔案、資料，均應登記造冊，經主管領導批准，按規定統一銷燬，不準擅自處理和當廢紙出售。

（八）數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設定計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，並及時更新，嚴禁在計算機上執行各種來歷不明的軟件、遊戲等。

（九）保密的電子檔案數據資訊不得直接或間接與互聯網或其他公共資訊網絡連接，必須實行物理隔離。

（十）嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。

第十五條在編制本機關的檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表時，全面分析和鑑別本機關或本系統檔案材料的現實作用和歷史作用，準確界定檔案材料的歸檔範圍和劃分檔案保管期限。