文書禮儀需要注意哪些
養生之道網導讀:文書禮儀涉及各行業的禮儀規範,掌握文書禮儀是商務交往中必不可少的關鍵環節。商務活動中,在要求的時間內,及時準確得體的文書,可以表現個人及企業的良好風範。而對個人而言,文書禮儀體現了其基本的文化素質。所以瞭解文書禮儀,在紙面上做到禮貌周到、有禮有節,是十分必要的。
職業文書翔實準確
文書禮儀包括範圍相當廣泛, 在工作過程中單位與單位、個人與個人、個人與單位都有可能形成一定的書信關係,比如邀請函、傳真等,在撰寫時應當力求準確、適當地表達出禮儀上的要求,根據不同的時機和對象,把文書寫得恰如其分、恰到好處。有時候,還可根據具體情況寫進一定的實質內容,以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料,均應經過覈對,做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視爲“應景文章”,簡單抄襲套用現成的格式。
全稱體現禮貌
職業文書類型廣泛,包括賀函、賀電;感謝信、感謝電和感謝公告;邀請函、邀請電和復件;國書、全權證書、授權證書、委任書等,還包括一些事項通知。
需要特別指出的是,職業禮儀文書應注意在文字中的名字、名稱,在第一次出現時都應使用全稱。比如文電中的外國國名,如習慣用簡稱,可使用正式簡稱。某些特殊國家,不可使用簡稱。文中的單位名稱,第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名要用全稱。
稱謂表現尊重
在文書中對對方在社會中的職務、職稱、地位的稱呼,稱爲公職位。如主席、總理、部長、局長、校長、主任、經理、董事、會長、祕書長、理事等。如果收信人有過兩種以上的職務(或職銜),甚至同時身兼數職,就需要選擇一個適當的稱呼。選擇的原則是視書信內容與受信人的哪個職位關係密切。如受信人從前是寄信人的老師,現在當了局長,而寄信人的書信重點是敘師生情誼,那麼這封信的稱謂就應以表示師生關係爲宜。
文書禮體現尊敬謙虛
科技文明日新月異,人際間的交往溝通變得越發快捷。但越是如此,書信在現代生活中越顯得禮數周到,親筆信就體現着對對方的尊敬有加。
古人曾在書信中表現出“自謙而敬人”的美德。清華大學歷史系彭林教授在談到書信禮時,曾提到書信中的'敬稱稱呼是向對方表明尊重,一般用古代的爵稱,君、公等,也可在稱謂前加敬字,或者稱字和號。像夫人一詞,是專用來稱對方或他人妻子的,也包含尊敬的意思,但稱呼自己的妻子爲我夫人就不合適了。古人“自謙而敬人”的做人原則在書信中表現爲對別人用敬稱的同時自己用謙稱。
書信禮更多的是一種禮儀規範,但所折射的卻是中華民族幾千年來尊敬謙虛的傳統美德。現代人寫信的機會越來越少,大多數人都已經習慣使用E-mail,但其實一些基本的原則,比如書信的結構敬語稱呼等還是應該和傳統書信一樣。
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