成立外貿部策劃書

策劃書在可以得到的資源的現實中最可能最快的達到目標。策劃相應的計劃可以使策劃具有目的性。下面是小編整理的成立外貿部策劃書，歡迎閱讀。

由於公司有自營進出口權，並且有長時間的國際貿易業務，所需手續公司都已具備。在此基礎上，成立一個專門的外貿部，個人認爲有以下幾點。

一，外貿部的組建

1，外貿部成員。

外貿部門作爲一個團隊，根據分工不同，一般由業務員，單證員，跟單員，業務經理等組成。

A，業務員，要認真做好客戶開發和維護工作，完成工作目標。

B，單證員，與業務員常溝通，做到及時配合。相關檔案要由業務員和業務主管簽字，及時準備好各種檔案。收集貨代資料，找到合適的合作公司

C，跟單員，及時跟進生產，協調與生產部門的工作，以便貨物準時順利出運。

D，業務主管，不僅要做好業務，爲下屬排憂解難，更要管理好本部門的工作。個人認爲有以下幾點：

l 公平合理的分發詢盤給業務員。對於新成員給予成長的時間、空間及獨立處理各項事情的機會。

l 定期彙總出貨情況，定單合同，成交額等上交上級主管。

l 定期召開例會（也可依據情況而定），總結近期的工作；集體探討解決工作中遇到的問題及如何做好業務完成公司目標；集體分享和交流開發客戶的技巧，經驗，大家互惠互利，共同進步。

l 生產協調。出貨高峯期公司生產進度安排難免緊張。將本部門出貨定單彙總，根據業務員提供的資訊，對客戶做一個系統的分析，合理安排生產，制定出貨計劃。同時也可根據不同的客戶需求及未來合作的潛力做相應的調整，讓業務員和客戶溝通爭取緩衝時間，總之，努力做到既不失去客戶也兼顧到客戶的利益，並且生產和交貨期有保證，公司的利益也達到最大化。

在部門成立初期，可一人多職（如業務員可以負責單證的處理及船務等）。隨着公司的`發展，業務的增多，逐步完善。

另外，業績是業務部的整體目標而非業務員或業務主管的單打獨鬥，需要整個部門的合作來完成。

2，硬件設施。

業務部成員有自己的直撥電話及辦公電腦，以便工作有序，權責分明，對樹立公司良好形象也起到很大的作用。

3，部門之間的合作。

首先與生產部的合作，在和客人談判交貨期時應和上級領導及生產部負責人確認，以便生產安排，也做到交貨有保證。生產過程中如出現無法按客人要求完貨，或交期有變動，生產部應隨時和業務員溝通，以便業務員和客戶做好協調工作，以免造成不必要的費用產生。

覈銷、退稅，開票由財務部負責，但是外貿出口需要財務與業務的相互配合。外貿部定期向財務部提供出貨明細及其它所需資料，財務部也爲外貿部做好準備工作，如提前備好覈銷單，及時通知定金及餘款到帳情況，以便業務員與客戶溝通及時收款。

4，貨運代理，快遞公司

CIF 或CFR情況下：最好有固定的合作貨代。如果年出口量多，可以和貨代簽定合作協議，取得最好的價格，以節約公司的費用；其次，由於長期合作，在預防風險及風險處理上有一定的優勢。

快遞公司，依據當地情況，擇優而取。

二，工作要求

1，分工明確，權責分明，有團隊精神。

2，部門資料要分類歸檔，清晰明瞭。客戶也要明確歸類。

3，資訊要及時處理，尤其是詢價。

4，確保按照合同上及生產單要求，按質，按量，按時交貨。爲了公司的利益，望其它部門給予配合。

5，業務部成員定期對工作彙總。

6，在同客戶溝通每一環節中，做好服務，明確記錄客戶的要求。

三，業務流程

1， 詢盤與報價

在報價之前瞭解詢盤的虛實。報價時QUOTATION要詳細，列明貨物品名，型號，生產廠家及聯繫方式（中英），單價，數量，交貨期，出貨港口，價格條款，付款方式，包裝規格及櫃型等，最後註明報價日期及報價有效期。

2， 訂單及生產。

報價之後，經過洽談，收到客戶的訂單，做形式發票或合同給客戶。 得到客人的訂單確認並收到定金或信用證後，做相應生產單，交負責人簽字確認後，下到生間車間。

3，所需單據。

如果做信用證，上面有明確規定。如果是FOB，就要和客人溝通確定此事。如：CI，PL幾正幾副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的證明。

4，驗貨。

如果客戶要求驗貨，提前兩週確定驗貨時間，有利於我方協調生產進度。在驗貨未完成時，及時跟蹤驗貨情況，以免耽誤了交貨期造成可以避免的損失產生。該項在信用證付款條件下尤其要注意。如果客戶沒有要求驗貨，質檢人員要做好質檢工作，創質優口碑以爭取更多的客戶。

5，出貨。

FOB情況下提前與客人溝通確認貨代事宜。我方付運費的情況下，提前與貨代聯繫，制好報關單據，做好出貨準備。

四，外貿部單證要求。

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯繫廣，要求用一定的資料表格來規範部門的工作，需要有統一的製表格式。單據主要有1，報價單 2，形式發票/合同 3，生產單 4，財務跟蹤單，5出貨明細  6，箱單  7，訂艙單，8，出貨通知（客人要求時做）等。

表格見附件，僅供參考，如果公司已經有完善的表格，以公司的爲主。

五，外貿業務的開展方法

1，展會。

參加有權威，口碑好的一些本行業的國內外展會。雖然費用高，但是

客戶的來源最直接也最有效的方式。

2，網絡推廣

透過關鍵詞搜尋、B2B註冊會員等，可以聯繫到大量採購商，但由於網絡存在虛擬性，需要對大量的採購資訊進行篩選，確定真實的採購商。依靠免費網絡平臺找來的客戶，直正成交的很少，更多的是探價，或者同行之間的摸底。付費平臺相對較好，如果產品獨特，價格有競爭力，技術含量高，成交的潛力還是很大的。以下是對網絡一些簡單的不成熟的看法。

A，阿里：名氣大，但是競爭激烈，費用不便宜。比較適合比較特別，競爭少的產品。

B，中國製造：有名氣，費用也不高。買家主要集中在歐美國家。

C，搜尋引擎：GOOGLE按點擊收費，一般帶來的是有購買意向的買家，可以有針對性的投放一些國家和地區進行宣傳。百度主要針對國內，購買百度的排名對內銷會起到很大的作用。

如果準備投資網絡，最好從產品的市場，客人的分佈考慮，同時諮詢網絡公司，有個清楚的瞭解之後再做投資。

3，客戶的介紹

有些客戶，曾經發過資訊，但是並沒有生意上的往來，卻有可能成爲我們與某些合作伙伴的媒介。如果在價格，服務，質量，出貨上都有保證，老客戶也會介紹新客戶。另外，在和客戶關係很好的情況下，可以請客戶介紹。在經濟全球化的時代，貿易無處不在。

綜合以上幾點，展會與付費的網絡平臺是開展業務的有效方式。外貿業務存在一定的機遇性，免費的網絡平臺也能找到有潛力的客戶，但是大多情況下要花費很大的時間與精力。做業務是要靠積累而非一日之功，多積累纔有收穫。

六，總結

初來乍到，對公司的出口業務情況還不瞭解，以上只是基於以前的工作總結出的，希望對外貿部的成立有所幫助。另外，公司的產品對我來說是新的，在熟悉產品的過程中肯定會遇到一些問題，肯求王總在如何更快的熟悉公司產品及重點掌握哪些部份給予指點。畢竟做銷售，產品知識很重要，業務員做到比客人專業，銷售纔有說服力，尤其是有技術含量的產品。

由於以前的工作沒有涉及過進口業務，但是瞭解到公司也需進口，在以後的工作中我會積極學習積累這方面的知識，同時也希望領導和同事給予指教。