文祕人員應具備的素質

文祕人員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼，文祕人員應該具備的基本素質呢?

1 行政祕書思想道德素質

1.1 思想政治素質

思想政治素質通常包括一個人的政治立場、思想意識、道德品質以及相應工作作風。只有具備良好思想政治素質，才能做好行政管理工作。第一，要具備較爲堅定的政治立場。無論任何時候，作爲一名祕書人員，無論政治方面，思想方面，乃至於最終行動方面，力求實現和黨中央同步。第二，在紀律遵守方面，應充分具備較高自覺。作爲一名祕書，只有遵守紀律，才能保證所有工作順利開展。作爲祕書人員，需要時刻貼近領導，幫助領導完成各項工作事務。基於此，應高度自覺，力求做到嚴格要求自我。第三，工作作風力求務實。身爲行政祕書，應該具備較好精神面貌，熱愛工作，同時努力探索業務，力求做到工作務實，作風正派。

1.2 職業道德

第一，祕書應該忠於職守，對於各項職能，應該學會自覺履行;第二，應該學會充分服從領導，力求真正做好參謀的工作;第三，祕書應該真正兢兢業業，在必要的時候應該情願成爲無名英雄;第四，祕書應該謙虛謹慎、辦事公道、熱情服務;第五，祕書應秉承廉潔奉公的原則，做到遵紀守法;第六，祕書應恪守信用，嚴守公司機密檔案資料。

2 行政祕書能力素質

2.1 文化知識素質

社會發展過程中，所遵循原則就是優勝劣汰。身爲一名行政祕書，需要做到與時俱進，對於自身文化素質等，應該持續提高。祕書應該具備完善知識結構，具備良好的.文筆，才思力求敏捷。比如：應具備相應管理知識、檔案學知識技能以及一定資訊計算機技能，還應充分了解國內政策變動。除此之外，應具備一定工作經驗，擁有相應的社會閱歷。

2.2 業務素質

第一，在認知事物能力方面，祕書應具備以下幾點。首先，應具備觀察感知技能。對於祕書而言，只有觀察感知能力較強，才能真正成爲有心人。祕書應該善於觀察環境，學會尋求價值資訊。只有這樣，才能改變被動局面，形成主動服務意識。其次，應具備是非辨別技能。作爲祕書人員，在工作過程中，在領導周圍，無論是提供資訊，還是綜合協調工作，乃至於接待來訪其他企業人員，應做到明辨是非，力求實現處理得當。同時，應具備綜合分析技能。作爲祕書人員，需要充分凸顯參謀助手功能，應不斷增強自身思維能力，學會運用多種思路來研究同一事物。祕書的隨機應變能力同樣關鍵，由於肩負較多事物工作，因而可能產生諸多意外，祕書應做到遇事不慌、處事冷靜。在問題處理過程中，不僅應該符合原則，同時應該較爲機動靈活。

第二，祕書需具備良好的語言文字運用能力。祕書部門屬於各項工作聯繫的橋樑，同時又是資訊交匯的中心部門。身爲企業祕書，需要具備良好語言文字基礎。在閱讀能力方面，應善於進行閱讀;在試聽能力方面，應學會耐心傾聽，充分理解他人講話含義;在言談能力方面，應做到口齒清晰，說話的時候語速適中，力求實現措辭得體。在寫作能力方面，具備良好文字表達能力，對於祕書人員來說，顯得十分重要。

第三，祕書應具備一定社交能力。尤其當前社會發展迅速，在人和人之間，交往更加廣泛。身爲祕書人員，位於機關中心部門，應在交際能力方面提高，在交際過程中，需要學會獲取資訊，展開科學有效的工作。對於行政祕書而言，應該學會社交禮儀，提升協調能力。

3 行政祕書心理素質

第一，應具備十分堅定的意志力。祕書工作屬於較爲系統腦力勞動。基於此，作爲祕書人員，應該鍛鍊堅定的意志，具備相應抗壓性以及一定心理承受水平。

第二，應具有較爲隨和性格。祕書人員應該熱情坦率，積極構建融洽人際關係，時刻擁有熱情，在各項工作過程中，更加主動，更加積極向上。

第三，祕書人員應具備較強自制力。要想成爲一名優秀祕書，需要學會控制自身情緒，力求心境平和。在處理問題過程中，儘量保持鎮定和從容。

第四，祕書人員應具備一定創新意識。在祕書工作開展過程中，具有涉及面廣、靈活性較高的特點，因此，祕書應具備創新意識，打破舊傳統，有效凸顯工作積極性，尋求創造性，做到隨機應變。