合同檔案管理制度範本
隨着人們法律意識的加強,合同的使用頻率呈上升趨勢,合同協調着人與人,人與事之間的關係。那麼相關的合同到底怎麼寫呢?下面是小編幫大家整理的合同檔案管理制度範本,希望對大家有所幫助。
合同檔案管理制度1
1.目的:加強採購部檔案的.收集和管理,提高工作效率,全面規範採購管理體系,制訂本制度。
2.適用範圍:適用於採購部對內部檔案及檔案的控制。
3.職責:
3.1採購檔案管人員:負責採購部所有檔案的整理及歸檔。
3.2採購經理:負責採購檔案檔案調閱、銷燬等事項的審批。
4.檔案管理辦法:
4.1歸檔內容分類:
4.1.1採購內部檔案的歸檔。
採購部工作中需存檔的檔案,採購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、採購計劃、入庫單、退貨單及採購部門相關管理檔案資料。
4.1.2公司其他部門提供的檔案歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、採購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。
4.1.3外來或外放檔案的歸檔。
供應商資料、採購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯繫的檔案資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。
採購部的臺賬、電子檔的檔案記錄。
4.2檔案儲存期限:
4.2.1公司內部往來檔案需儲存3年。
4.2.2公司外部往來檔案需儲存5年。
4.2歸檔要求:
4.2.1歸檔檔案材料應齊全完整,按照檔案的自然形成規律保持檔案之間的歷史聯繫及真實性。
4.2.2所有文檔均要編號,並建立目錄,逐項填寫清楚,書寫工整。
4.2.3所有存檔檔案格式統一,而且有相關部門領導簽字或蓋章,是有效檔案。
4.2.4採購部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5採購部檔案要分類保管並劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱:
4.3.1需查閱或借閱採購部檔案時,需向採購部領導彙報,得到批准後借閱,查閱保密檔案時,需履行審批手續,得到採購領導簽字批准。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度,不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還;摘抄和複製檔案資料需經採購經理批准,檔案原件不得借出公司外部,如特殊情況借出,必須經理採購經理審批簽字。
4.3.4採購檔案管理人員,要及時收取借閱的檔案,避免遺失。
4.4檔案銷燬
4.4.1採購檔案保管期限已滿或已失效,需要銷燬時由採購部檔案管理人員提出銷燬意見,編制銷燬清單,該清單永久儲存。
4.4.2辦理銷燬手續,必須經由採購經理批准備,方能銷燬。
4.4.3採購檔案保管期已滿,但其中未了結的債權債務和合同檔案,應單獨抽出,另行建立檔案,由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢爲止。
合同檔案管理制度2
公司爲進一步規範銷售合同文檔和管理工作,提高管理水平,逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化,特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等(包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿)。
二、公司在業務經營過程中,收取相應客戶的資質、往來的調查表等,也屬本管理制度的歸檔檔案。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的採購、銷售均須訂立合同。
2、業務合同歸檔、保管、建立檔案,由銷售部管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發放合同章,屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。
2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外,其餘均由指定人員保管。
3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表,並附上用章的文字原件或複印件,交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時,須辦借用手續,使用完畢後即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。
2、儲存的合同文檔每半年清理覈對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理並追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作,要以原始記錄爲依據,編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具,以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業務員可查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經部門領導簽字同意後方可辦理借閱手續,合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則:
1、本制度自審批透過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件:
《合同檔案登記表》
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