《英語應用文寫作》書信格式

full block (齊頭式) AmE.

Guo Qiang (Stamp)

Foreign Languages Department

Shaoguan University

Shaoguan, Guangdong Province, 512005

a

Prof. Chongmin Wong

Department of Applied Linguistics

Southern Rhode Island University

Besachpoint, RI 12901

U.S.A.

indented form (縮行式) BrE.

Guo Qiang (Stamp)

Foreign Languages Department

Shaoguan University

Shaoguan, Guangdong Province, 512005

a

Prof. Chongmin Wong

Department of Applied Linguistics

Southern Rhode Island University

Besachpoint, RI 12901

U.S.A.

　1．組成:

Heading 信頭

Inside Address 信內地址(多用於公務,商業信件)

Salutation 稱呼

Body of Letter 信的正文

Complimentary Close 結束語

Signature 簽名

Enclosure 附件

Postscript 再啓

Superscription 信封的寫法

其中信頭到簽名是主要部分

　2.書信各部分格式

　①信頭

包括地址,電話號碼,電子函件號碼,電傳號碼,電報號碼等以及發信日期.位置在信紙的右上角,可以從靠近信紙的中央寫起.先寫發信人地址,後寫日期.地址按由小到大的規則.日期即可月,日,年,又可日,月,年.

　②信內地址

即收信人的姓名,職務,地址.按英,美習慣,凡屬公務商洽或商業往來的信件,都必須有此內容.而寫給親友,熟人的信件則可省.它位於信紙左側低於信頭一二行處.頂格寫,其順序可先寫職位姓名,再寫地址.

③稱 呼

即收信人的稱呼.寫於信內地址下一二行處.在左側頂格寫.最常用的稱呼有:Dear+姓名,或Dear Mr. / Mrs. / Miss+姓.

　④信的正文

即信的內容.位於收信人稱呼下方,隔兩行.在左稱呼對齊處後移3—5個字母處開頭.另起段時與第一行對齊.但第一段亦可頂格,而以下各段則要留空格.一封好的英文書信的標準是:內容清楚,語言簡練,謙虛禮貌.

⑤結束語

寫信人對收信人的謙稱即客套語.結束語在正文下兩三行的位置.大都從信紙中間寫起.第一個字母要大寫,末尾用逗號.在非正式的社交信中常用Yours sincerely.若收信人是親密朋友,可用Yours, Yours truly, Sincerely等.

⑥籤 名

即寫信人署名.位置在結束語下面,偏向右下角.

⑦附 件

如果書信還有附件,應在簽名下方左下角註明Encl.或Enc.: Invoices 4(附發票四張),Encl.: Name- list of students (附學生名單一份).

⑧再 啓

補敘遺漏的話.常以P. S縮寫形式出現.寫於信箋的左下角.比較正式的信件最好少用或不用.

　⑨信 封

信封左上角寫發信人姓名和地址.收信人姓名,地址要居信封中央(或稍右),上邊比下邊多空些.每行末尾最好不用標點.要注意與信紙裏的地址寫法一致.

　⑩Z字形折信

四 事務信函(Business Letters)

　事務信函概述

不同的事務信函要達到的目的各不相同，例如求職信、拒聘信、

詢問信、投訴信等等。事務信函書寫的好壞關係到事務洽談的成敗。因此，寫事務信函時，要具有高超的駕馭語言的.能力，按固定格式寫。

事務信函的格式由八個部分構成：

發信人公司名稱和地址（信頭）；收信人公司名稱和地址（信內地址）；稱呼；信體；結束語；落款；發文編號；附言.

● 信頭包括髮信人所在單位的名稱、地址、郵政編碼、電話、電傳、電子郵件信箱及發信日期，寫在信紙的右上方。

● 信內地址包括收信人所在單位的名稱或收信人的地址，必須同左邊的空白處取齊，與信頭間隔二行至四行的距離爲佳。

● 書信開頭客氣稱呼的方式取決於寫信人與收信人之間的關係。規範的稱呼通常是：Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Smith, Dear Miss Green, Dear Mrs. Brown, Dear Ms. Jane，Gentlemen。

● 信的主體可由一段或多段組成，全從左邊空白處寫起或縮行二個字母至四個字母的距離。

● 常用的書信結尾有：Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。

● 貿易關係用：Yours truly, Yours sincerely