新公文寫作基礎知識

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和資訊、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮着上令下達、下情上報和資訊溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成檔案;我們要向鄉鎮、村安排什麼工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便於基層照章執行;我們要告知社會公衆一個什麼決定，也要印製成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文祕工作人員，有許多年輕人因爲具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因爲選不到合適的文祕人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對於年輕人來說，具有更加積極的作用。

一、公文的定義和分類

(一)分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、祕密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的祕密等級來處理，涉及祕密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在後面要專門給大家講。

5、按照使用範圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、面板、意見、函、會議紀要等全是通用公文;司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規範性和頒發程序的規範程度、行政約束力的強弱劃分：規範性公文和非規範性公文。

規範性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

非規範性公文：除規範性公文以外的公文。常用的非規範性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報資訊、書信類、啓事類、條據類、表格類、大事記等等。

(二)機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。

(三)公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬製、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同於其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

(一)確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個檔案具有或者說應該發揮什麼作用，是在什麼背景下寫這個檔案材料。根據寫作的背景、目的、受文對象(爲什麼要寫這個檔案;寫這個檔案要達到什麼目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題;檔案是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行)，確定採取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨(特別是黨員領導幹部)開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種;每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關於兌現**年農村工作(人口與計劃生育工作)責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公衆或者廣大行政管理相對人宣佈重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公佈社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜採用通告文種。

3、我們要將上級的檔案批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況彙報等等。(在其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況)

5、向上級機關反映並請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答覆下級機關的請求事項，用《批覆》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關係的機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答覆問題，一般用《函》。

9、明確透過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用於依照有關法律公佈行政法規和規章(如主席令、國務院令)，宣佈施行重大強制性行政措施(如通緝令)，這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和透過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。

以上講的是一般原則，具體採用哪類文種，要根據具體情況來確定。

(二)規範寫作

公文寫作要努力做到“七個規範”：

1、主題規範。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什麼，反對什麼，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規範。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人爲編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特徵，又是共性特徵。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，、提出的'辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因爲事物總是在發展變化，尤其在這個資訊飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這麼一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好(事實上，寫公文也是安排工作的一種方式)，都做不到“有的放矢”—即對準目標放劍，一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象(合理的推測可以)，而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3、文章格式規範。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。爲了便於大家理解，我把公文格式方面的內容分爲寫作格式和印製格式兩個方面來講，這裏主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。

1標題：公文標題的寫法一般是發文機關+事由+文種。

例如：縣國土局要向市國土局寫一個請求幫助解決地質災害防治經費的請示，標題就是“綏江縣國土資源局關於請求幫助解決地質災害防治經費的請示”;板栗鄉人民政府要向縣政府報告一個煤礦安全事故的調查報告，則標題就要寫成“板栗鄉人民政府關於**煤礦安全事故的調查報告”。

2主送機關的寫法：一是隻寫受文機關的名稱，不寫領導個人名字(領導特別要求的除外);二是隻能寫一個主送機關，例如：市委、市政府，其他需要送達的受文機關採取抄送方式(調查報告因爲是知閱性公文，受文單位不特別確定，除了要求有主送機關的，可以不寫主送機關);三是用統稱或者規範的簡稱，不能隨意寫，如市政府、市人民政府都是規範的簡稱，但不能寫成市府;四是行文關係，只能逐級行文，一般不能越級行文(如要上報省政府的檔案，一般只能市政府轉報)，某些經費請示屬特殊情況。

3正文的寫法：正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之後，先寫一段或幾句導語，說明寫這篇公文的原因、根據或者目的，匯入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確併力求深刻，用語符合規範。

4結尾：正文寫完後，一般要寫幾句號召的話(一般針對下行文)，或者表決心、態度的話(上行文)。《請示》要說“妥否，請批示;《意見》要說“以上意見若無不妥，請批轉執行;《通知》和《報告》可以不要結尾，說完就落款結束;講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語;彙報材料一般有表示感謝和今後打算、態度的。

4、文字表述規範。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述爲主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細緻的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。(比較文學作品語言與公文語言的異同：同是寫一個夜晚發生的一件事，武俠小說寫“月黑風高夜，燕子李三一個鷂子翻身越窗而入，手起刀落，一劍封吼，殺死了仇家;而公文只寫某年某月某日，誰在家中被人殺死，或者誰殺死了仇家。)所以，很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關係，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5、標點符號使用規範。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉發上級或下級檔案時，標題一般不用標點符號(有書名號的，取消書名號);此外，標題中不要過多出現“通知”兩個字，比如省、市層層轉發國務院一個檔案的通知，到縣級，可直接說轉發國務院***檔案的通知。

6、數字和計量單位使用規範。一般使用阿拉伯數字。前後要統一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7、印製規範。包括印製格式、排版、用紙規格，緊急程度、發文機關、發文字號、印製份數、發送單位、印製機關等要素標識。目前各單位在印製上比較規範，請大家在制文的過程中，拿單位印製好的檔案來參考學習，我只點幾個方面的細節：

1印製格式(印製方式)：兩種，紅頭檔案和白頭檔案。紅頭就是單位的檔案頭、簡報、資訊等，一般適用於正式形成的請示、報告、意見、通知、函等檔案。白頭就是不冠特定的檔案用紙，直接排版印製，一般會議印發的講話稿、彙報材料等用白頭印製。調查報告、對內的工作方案(如單位解放思想大討論方案)這類檔案既可印製成紅頭，也可印製成白頭，視具體情況定。紅頭檔案擬文單位、成文時間等落款在結尾處，白頭檔案一般把擬文單位、成文時間放在標題下。

2簽發：公文的製作簽發程序很嚴謹，不能誰寫誰籤都行。重要檔案要一把手或單位主持工作的領導簽發，一般檔案由一把手、分管領導或主要領導委託的領導簽發。

3印鑑：即蓋章，也有講究。首先是不能蓋倒了;其次是要蓋在單位落款和成文時間之間，具體有下套、中套兩種蓋法;聯合行文的落款蓋印，一般每排平行落兩個單位的名稱，依次往下排，蓋印時不能相互侵佔。現在有很多新成立的機構，需要啓用新印章，印鑑的啓用也有規範，要持機構成立的批准檔案向公安機關申請，雕刻好後，由縣政府辦行文告知各鄉鎮各部門後啓用，行文宣佈啓用之前蓋的印無效。

4成文時間：領導簽發的時間，而不是擬稿的時間和印製時間，印製時間在版記部分專門有一欄，哪天印的就寫哪天。

5行文層次序數的寫法及排版：目前有些亂。一個正式的檔案材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號華文中宋字型。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、二、三;第二個層次是小標題，用(一)、(二)、(三)來表示，三號楷體;第三個層次用阿拉百數字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目;第四個層次用(1)、(2)、(3)表示。