關於文書禮儀介紹的文章

禮儀文書是爲禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這裏，我們指的是禮儀方面的外交文書和對外文書。

禮儀文書，應當準確、適當地表達出禮儀上要求，根據不同的時機和對象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據具體情況寫進一定的實質內容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料，均應經過覈對，做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視爲“應景文章”，簡單抄襲套用現成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國家獨立、國慶日、建軍節等節日，領導人就任、國王登基，建交日週年、友好條約簽訂週年，友好城市建立日、國際會議開幕日、重大工程竣工日等，各國領導人、有關部門、有關團體的負責人，可視相互關係的情況，向對方的相應人員表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領導人、外長、駐外使節一般採用外交函件、外交電報或正式照會的方式發送賀函、賀電。領導人的賀電可透過有關駐外使館轉遞，也可透過電報局或經電傳直接拍發。其他部門或羣衆團體負責人可用對外函件或對外電報，直接發送。現略舉數例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國結束的時、在收到賀信或慰問信的時候、在收到友人饋贈或得到支援和協助的時候，應當向對方表示謝意。可以寫信或致電表示感謝，有時候，也可以採取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請函、邀請電和復件

邀請的內容十分廣泛：邀請外賓參加各種性質不同的集會、慶祝活動、或典禮；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會，等等。邀請函、邀請電既要表達邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解也可另行專門協商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關組織或友好人士，常致函、致電有關國家的政府、有關組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發給相應的機關、團體、或死者的親屬，也可發給治喪機構。舉例如下：

例1：外交電報，弔唁總理逝世

XXX（首都名稱）

XXX國代總理XXX閣下：

驚悉XXX國總理XXX閣下不幸逝世。XXX總理曾爲中X關係的發展做出了有益的貢獻。我代表中國政府和中國人民向XXX國政府和人民表示深切的哀悼，並對XXX總理的家屬表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務院總理XXX

一九XX年X月X日於北京

六、國書、全權證書、授權證書、委任書等

國書是國家元首爲了派遣或召回使節向接受國元首發出的正式文書，分爲派遣國書和召回國書兩種。目前，由於禮節的簡化，在外交實踐中，已可將召回國書合併於派遣國書之中。我國即採取此種做法。

全權證書，是授予代表以全權，由其代表國家或政府進行談判、簽署條約、協定，或出席國際會議的證件。全權證書由政府首腦或外交部長簽署。授權證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進行談判、簽署條約性檔案或出席國際會議所出具的證件，由政府有關部門首長簽署。領事任命書和領事證書，是關於領事職務的證件。

委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動的證件，由國家元首簽署。委託書，是委託駐外使節代表政府部門簽署協議的證件，由政府有關部門首長簽署。

以上都是進行有關外交活動的必備證書。舉例如下：

七、有關禮儀事項的通知等

有關禮儀事項的通知，例如使節的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關禮儀的'規定等等，可以使用照會、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關機關或個人。

在使用有關禮儀的文書電報時，應注意以下事項：

1．文電中的外國國名，應使用全稱，同一國名如出現數次，至少首次應用全稱。如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作爲擡頭出現時，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規範，不要用錯。非外交機構一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應並前後統一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。

3．文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣。

致意語的用法亦要取決於不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有“向XXX致意並榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在弔唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發照會可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發的照會不用“最”字。非外交機關使用對外文書，可視不同的發文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝願”、“良好的祝願”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關於譯文。對外文書應以中文爲正本，必要時，附以外文譯文。譯文字，應用不帶機關銜的白紙，並在右上角註明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。

5．對外文書的打印位置要適當。擡頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行），然後再下一行前面空一格續排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使檔案美觀大方。

蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應在機關銜之上）爲宜。

6．要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新打印，不得塗改。

7．用紙要合乎規定。

8．收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。

在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現代社會中得到廣泛的應用，因爲它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現代社會人際交往十分頻繁的需要。

名片現在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至弔唁等多種禮節。爲了表示不同的禮節，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。

幾種國際上通用的法文縮寫是：

1．敬賀p.f.(pourfelicitation)

2．謹唁p.c.(pourcondoleance)

3．謹謝p.r.(pourremerciement)

4．介紹p.p.(pourpresentation)

5．辭行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭賀新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小寫均可)

7．謹贈，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avecsescompliments

現在人們日益講究名片的印製。當然，印製精美、考究的名片，會惹人喜愛；但印製樸素大方的名片，只要運用得當，仍會獲得人們的重視和尊重。