英文商務信函寫作要求

Chapter 1 Unit 2

How can I begin to write well for business?

如何寫好商務寫作？

1. 瞭解你的讀者

要寫出好的功能性檔案（functional document），你必須先知道：

1) 誰會閱讀這些檔案？

2) 他們爲什麼要閱讀這些檔案？

動筆之前，先想想：

你的讀者是哪些人？

他們是什麼職位？

對你要提到的主題有多少了解？

針對這份檔案，他們會想做些什麼？

在本章〈Unit 8〉還會再詳細說明如何分析你的讀者。

2. 預想讀者會提出什麼問題

想一想：你的讀者在閱讀這份檔案時，會提出什麼問題？好的功能性檔案，會預想讀者有哪些問題，並給予答案。記住這一點：這些問題通常都會跟讀者就此檔案要做的事直接相關，所以要考慮到所有他們可能會提出的問題。相關的問題可能有：

爲什麼我在讀這份檔案？

在開會時、研討會上或是活動舉辦過程當中，發生了什麼事？

3. 回答讀者的問題

想象讀者的各種問題並回答問題。這是組織功能性檔案內容很好的方式：想好讀者可能會提出哪些問題後，在檔案中一開始就清楚回答這些問題，而且重要的問題要一開始就提出回答。〈Unit 8〉還會再詳細說明如何預期和回答讀者的問題。

4. 能讓讀者很快在檔案中找到資訊

忙碌的商務讀者沒有時間仔細閱讀檔案內容，所以務必把重要的資訊以醒目的格式突顯出來，方便讀者找到資訊。方式如下：

1) 把彼此相關的資訊組織成清楚的段落，並在前面設定醒目的粗體標題。

2) 以編號或字號顯示檔案內容的層次，也就是顯示不同的段落彼此存在何種上下關係，哪些資訊又是最重要的'。

3) 如果列表中的內容是有前後關係的，那就用數字編號（numbered list）。

4) 在段落中，以項目符號（bulleted list）列表標出重要的資訊。

5. 內容要清楚直接

句子要簡單明瞭，讓讀者一看就懂。不要用太過正式的語言，想象你正直接跟讀者說話，用這樣簡單的語言就可以了。通常我們都用主動句，少用被動句，例如：

√ We received your order. 我們收到了您的訂單。

X Your order was received.

√ We decided . . . 我們決定……

X The decision was made . . .

DISCUSS & EXERCRISE 1

1. What is a functional document?

2. How do people read functional documents?

3. Why is it important to make key information stand out visually?

4. How can you show readers the structure of your document?

5. When should you use a numbered list rather than a bulleted list?

商務寫作的讀者會利用它去完成某件事。商務寫作通常用來作決定，比如說僱用新員工、改變某個企劃小組的成員、與另外一家公司解除合作關係或是購買產品或服務。商務寫作的讀者可能會用它在演講或會議中與他人交換資訊。