假期辦公室祕書實習報告
20xx年暑假,來到縣委辦實習,來到了自己即是非常熟悉但卻又感到有一點陌生的祕書的崗位。從當初對祕書工作懷有一絲的神祕感,到大學社團加入了祕書部,再到社會實踐中走進辦公室,一路走來,一直在用心的體會着,該怎樣把握住祕書這一個的角色,而每一次的實踐都帶給我新的收穫。從不同的工作環境裏,我得出最重要的一點,無論在哪裏,祕書工作講究的是認真、細緻。現就這一點,將祕書工作中的一些經驗和感想與大家分享。
人們都說“小電話大考場”,接電話,事雖小,可實踐中我真正體會到要把這小事做好卻不容易,小電話也是一個大考場。在縣委辦公室裏,接電話更是家常便飯,而要問清、聽清電話內容,並準確傳達電話資訊,就需要多一些細心和耐心。一次,接到一個電話,是打來問新書記的名字的,由於我不知道新書記的.名字,就到隔壁去問。同事問我是誰打來的電話,我說是信訪的,同事立刻用一種很警惕的目光注視着我,接着問道,他是幹什麼的。我當時愣住了,可忽然覺得自己好像說錯了什麼,認真想了一會兒,我回答道“是信訪局的”。此時,同事也釋然了。事後我回想,這“信訪的”和“信訪局的”雖然只是一字之差,可表達的意思就大不相同,對這兩種電話的處理方式也相應不同了。因此,在傳達電話資訊時,一定要注意準確用詞,以免引起不必要的誤會,影響工作效率。
在實踐中,我學習到,當電話打進來時,首先,可以透過來電顯示察看這個電話的來源,有的電話有明顯的區號,這樣,在接電話之前,就會有一個心理準備;其次,接電話時,一定要弄清楚對方的身份、打電話的目的,因爲不同的對象、事件,是有不同的處理方法的,這有助於自己有針對性地開展工作;再次,對於自己不清楚的情況,一定不能想當然地答覆,要多請教,弄清情況後再答覆。
其實,對祕書部門來說,大量的工作還是文稿的製作。這次實習中,我參與制作了一本縣各村委會情況統計的小冊子。當我接到任務時,立刻開始查閱資料,完善各村委會的數據。工作雖然不需要費太多腦力,但數據卻很多,比如,各村有多少戶人家、各村有多少人口、農民人均純收入是多少、各村的土地面積是多少……所有的資料要從《統計年鑑》中查找,需要把書翻來覆去,一不小心,就會錄入錯誤。
文稿製作完成之後,還需要校對。校對是在送領導審閱之前的最關鍵環節,它關係着本次工作的質量。因此,要像第一遍做文稿那樣,用同樣的專注去對待它。校對活動以獵錯爲目標,質疑是校對工作的起點,無疑就無從發現錯誤,要對文稿語言文字、標點符號、數字、格式等多個“零件”進行再審查。校對一定要認真、專注,不厭其煩,要多疑、善疑,反覆修改,不留任何漏洞。有問題要及時向同事、領導請教和反映,這樣文稿的質量纔會不斷提高,文稿製作的水平纔會不斷提升。就這次製作各村委會情況統計的小冊子來說,我們是三個人共同完成,而前後一共校對了四遍。
祕書部門是一個承上啓下,連接上下兩級的橋樑和紐帶,待人接物在這裏顯得尤爲重要。接待客人應該熱情大方,有客人來了應主動讓座、倒水,如果有領導到來,應立即起身問候。這一塊是我的不足之處,面對領導會緊張,客人來了會有些不知所措,見機不夠,這方面還需加強練習!
一個月的實習生活很快就結束了,在這一個月裏,我增長了見識,積累了經驗,學到了在書本上所學不到的知識。我將立足小細節,透過不斷學習,不斷完善自我,實現超越。
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