企業行政分析論文式樣

企業行政分析論文式樣

一、企業"行政"就是企業"管理"

"行政"即"管理"

"行政"這個詞，英文中是"Administration"，經常與"Management"（中文一般譯作"管理"）通用，常被譯作"管理"。事實上，這兩個詞經常是同義詞。

商務印書館國際有限公司《最新進階英漢辭典》中，"Administration"有以下含義：1，管理；2，行政；行政機關；3，執行，施行。

外語教學與研究出版社《現代漢英辭典》在"管理"一詞之下，有"Manage"、"Administer"；在"企業管理"一詞之下，就是"Administrationofenterprises"。

事實上在英文中,"Administration"、"Execution"、"Management"、"Control"、"Run"、"Supervise"等詞經常通用，用來表示"管理"。比如說，按照中國對外經濟貿易出版社《漢英企業管理詞彙》：

管理才能（又譯"行政才能"）-Administrativeability/Managementtalents/Executivetalents

管理層次（又譯"行政結構"）-Administrativelevels/Managementhierarchy

管理成本（又譯"行政費用"）-Administrativecost/Managementcost

管理程序-Administrativeprocedure/Managementprocess

管理技術-Managementtechnique/管理技師-Administrativeengineer

管理決策（又譯"行政決策"）-Administrativedecision/Managementdecision/Executivedecision

管理人員（又譯"行政人員"）-Administrativestaff/Managerialstaff

管理行爲-Administrativebehavior/Managementbehavior

管理職能-Administrative（Management、Controlling）functions

……

可見，在英文中，"行政(Administration)"一詞的原義，就是"管理"；企業中的"行政(Administration)"，或"行政管理"（Executivemanagement），就是"企業管理"本身，即包括計劃（決策）、組織（人事）、指揮（領導）、控制等職能在內的全部企業管理活動。正由於此，西方以及香港的一些大企業的最高首長就不叫"總經理"，而叫"行政總裁"或"執行總裁"。

理解偏差的根源

但是爲什麼在我們大多數人的理解中，"行政"似乎只是企業管理的一部分，而且往往有着某種政治意味呢？

原來，在西方，企業的管理科學的產生，早於國家管理科學"行政學"(Administration)的產生，後者源於前者的啓迪，是從前者逐步移植、演繹而來的；它的內容，也就包括計劃（決策）、組織（人事）、指揮（領導）、控制等。爲了區別起見，西方又常用"Publicadministration"（中譯"公共行政"）一詞，專指政府事務的管理即國家"行政"，以區別於私營企業的管理或工商企業管理（Businessadministration）。但在中國，由於歷史的原因，是先引進了西方的國家"行政"，後引進"企業管理"；進而將國家"行政"移植、演繹到企業的管理之中，造成了中西一般觀念中對"管理"、"行政"等概念理解?的差異。對於"Adnistration"一詞，中國人經常按照中國古語中的"行其政事"、"行其政令"而翻譯成"行政"，顯然就使其從一個廣義的管理學概念變成了一個狹義的國家政治學概念了。在原先的計劃經濟體制下，企業行政管理有代表國家或政府直接管理企業的功能，這就更加強了"行政"一詞的政治色彩；"行政"與"管理"的分家就愈加明顯。同時也使人誤以爲企業的行政管理是從國家管理中借鑑來的。

二、"行政"在企業中的地位和作用

企業"行政"的地位

一個企業的工作，通常分成以下幾大塊：管理（行政）、技術（設計）、生產（施工）、經營（銷售）、發展（開發）、財務（資金）等；企業"行政"，亦即企業"管理"，就是其中的一塊。

然而管理（行政）在企業的上述幾大塊工作中佔有獨特的地位。除管理（行政）以外的其他幾大塊工作，其特點是局部性、專業性，我們可統稱其爲"業務"工作；然而管理（行政）工作卻具有各種"業務"工作所不具備的全局性、統攝性；它是企業這個有機體的中樞神經系統。它和各種"業務"工作並不是並列關係，正如人體的中樞神經系統與其他系統並不是並列關係一樣。

然而在許多企業中，行政工作卻得不到應有的重視：不要說受到特殊的重視，連與其他各塊工作同等的重視都得不到。很顯然，我們經常聽說某某老總特別偏心於"經營"、"技術"或"財務"等等，卻從未聽說有一個特別偏心於"行政"的老總。許多老總都把行政人員當成"打雜的"、"跑腿的"而隨意使喚，從不認爲行政人員也有人才，也不認爲行政工作需要人才。這樣一來，往往就陷入了一種惡性循環：由於公司中由上到下對行政工作的不重視，行政人員隊伍往往士氣不高、人才外流，結果就造成企業行政效率低下、拖累整個企業的業務；老總們惱怒之下，不是從自身找原因，而是動輒重斥、撤換行政人員；導致行政隊伍更加士氣不高、人才更加外流，造成企業行政效率更加低下、更加拖累整個企業……如此這般，每況愈下。試想一下：中樞神經癱瘓，這個企業還有什麼希望嗎？造成這種情況的原因，除了老總們的急功近利、追求短期效應、缺乏長遠眼光、重經營輕管理的普遍傾向之外，對企業"行政"及其在企業中的地位缺乏認識也是重要原因之一。

企業"行政"的作用

企業"行政"是爲推動、保證企業上述幾大塊"業務"工作順利、有效地進行，爲做好各大塊工作之間的協調、使之產生有利企業發展的最大合力而提出的一系列目標、計劃、要求、規範、制度、程序、做法，以及所提供的一系列資源、條件服務，如在人力資源、辦公環境、辦公條件、生活條件等方面提供的服務。

必須指出的是，一個企業的行政管理體系，並不侷限於企業的專門行政部門（如辦公室、總經理辦公室、行政人事部之類），而是以總經理爲最高首長、由行政副總分工負責、由專門行政部門具體實施、操作，其觸角深入到企業的各個部門和分支機構內部的方方面面的一個完整的系統、網絡。它的作用，就是承擔着企業的全部管理（行政）工作，推動和保證着企業的技術（設計）、生產（施工）、資金（財務）、經營（銷售）、發展（開發）等幾大塊業務的順利、有效進行和相互之間的協調。

也就是說，企業的技術（設計）、生產（施工）、資金（財務）、經營（銷售）、發展（開發）等幾大塊業務的有效開展都有賴於高效率、高質素的管理（行政），它們之間的協調更有賴於高效率、高質素的管理（行政）；任何有經驗、有思想的企業管理者都會充分體會到，"管理出效率、管理出效益、管理出精品、管理出人才"，實在不是虛言。

三、企業行政系統與其他系統的分工

企業的上述幾大塊工作，包括行政（管理）工作，都以不同的程度滲透到企業的各個部門（分支機構），任何一塊的工作都需要各個部門（分支機構）的協同作戰（這裏說的並不僅僅是外在的"配合"，更重要的是內在的"協作"）。其中，管理（行政）更是滲透到每一個部門的方方面面。正如前面所說，企業行政工作是企業整個行政系統的工作，而不僅僅是行政部門的工作；正如財務工作是整個財務系統的工作，而不僅僅是財務部門的工作一樣。

然而人們在這個問題上普遍有一個認識上的誤區，以爲行政工作就是行政部門的工作，技術工作就是技術部門的工作，銷售工作就是銷售部門的工作，……以此類推。由此，在公司領導的分工安排上，衆多中國企業就順理成章地讓行政副總分管行政部門，技術副總（或總工程師、總設計師）分管技術部門，經營副總分管經營部門，財務副總（或財務總監）分管財務部門，等等。

這樣一種認識和安排在很多企業導致了一系列弊病。其結果往往是各個副總都把自己分管的部門（或分支機構）當作自己的"自留地"、"分封國"，站在個別部門（或分支機構）的立場說話和思考問題，其充當的並不是"副總"的角色，而是"大部門經理"的角色（如果分管的只有一個部門，其充當的就只不過是一個"部門經理"的角色，該部門名義上的"經理"就淪爲"副經理"了）。其見識和工作水平只能長期停留在部門經理的層次上。這就使整個企業範圍內的協調、協作變得十分困難，動輒要請總經理甚或董事長出面。國內很多企業就因此成了一個個封建割據下的"諸侯國"。重複勞動的增多、資源的閒置和浪費、對外口徑和內部工作標準的不一致、工作效率的低下、權力與責任的過分集中、企業主要領導人的`壓力過大、幹部及員工的無全局感、無責任感、無積極性、無創造熱情，作風疲塌，得過且過，以及相互之間的隔膜、隔閡、推諉、扯皮、摩擦、衝突、不合作、難協調等等，就是理所當然的了。

爲了說清楚這個問題，且讓我們借用一下"系統論"。如果我們把整個企業視爲一個"大系統"的話，企業的各個部門（分支機構）就可以視爲一個?quot;小系統"；但是在這一"大"一"小"兩個系統之間，還有若干個"中系統"；這種"中系統"一般有：管理（行政）系統、經營（銷售）系統、技術（設計）系統、生產（工程）系統、發展（開發）系統和財務（資金）系統，也就是我們前面所說的一個企業通常都有的"幾大塊"工作。但是，無論是用"塊塊"或"條條"來描述它們都不合適、不確切、不科學，因爲它們其實是一個個系統、一個個網絡。

這三種系統的關係是這樣的："大系統"包含了"中系統"和"小系統"；然而"中系統"卻不是包含着"小系統"，而是將其觸角深入各個"小系統"之中。也就是說，"中系統"與"小系統"並不是包含關係，而是交叉關係。

企業的管理（行政）、經營（銷售）、技術（設計）、生產（工程）、發展（開發）、財務（資金）這幾大塊工作，我們不妨稱之爲"大行政"、"大經營"、"大技術"、"大生產"、"大開發"和"大財務"。它們是以不同的程度伸展到企業的各個部門（和分支機構）的一個個網絡、一個個系統。

按照這樣的思路，在公司領導的分工問題上，應當從管理體制上（而不是僅僅從口號上或精神上）保證公司領導之間的"分工不分家"。分管公司行政、技術、生產、財務、經營或開發的各位副總，都應是在總經理的領導下、協助總經理，統攬涉及全公司各部門、各分支機構的"大行政"、"大技術"、"大生產"、"大財務"、"大經營"或"大開發"的；不管涉及到哪個部門或哪個分支機構，只要是"行政方面"的事，都由行政副總統一領導和出面協調；只要是"經營方面"的事，都由經營副總領導和協調，以此類推；副總不應管"部門"（或分支機構），而只應管"方面"（即某一方面工作）。總經理則負責各位副總所代表的"各大塊"工作（即幾個"中系統"）之間的協調（而不是各位副總所代表的各部門、各分支機構之間的協調）。

也可以這麼說：總經理統領着企業這個"大系統"，負責這個"大系統"之內各個"中系統"之間的協調；各位副總統領着所分管的"中系統"，負責的是所分管的"中系統"所涉及的各部門之間的協調；部門經理統領着本部門這個"小系統"，負責該"小系統"即本部門內部的協調。這樣一來，"副總"成爲真正意義上的"副總"，"部門經理"也就成爲真正意義上的"部門經理"。

按照這樣一種思路來建立企業的各個系統之間、各個公司領導之間的分工體制，可以解決目前許多企業面臨的一系列問題。它將有利於打破部門分割，加強企業內部協調；有利於各個副總超脫部門意識，樹立全局觀念；有利於調動部門負責人的積極性，鍛鍊其工作能力；有利於建立科學合理的上下分權體系和左右分權體系；有利於充分、合理利用資源，減少浪費；有利於減少重複勞動，提高工作效率；有利於加強內部團結，增進團隊精神；有利於對外宣傳口徑和內部工作標準的統一；有利於公司領導擺脫冗務煩擾，提高統攬全局水平，使工作更上臺階；有利於振奮員工精神，激發員工的積極性、主動性和創造熱情；有利於拓展幹部眼界，促進幹部成長；有利於企業的內部管理和對外形象的提高。

按照這樣一種分工體系，企業的行政系統就能克服原先的分工體制造成的部門分割、行政無力等問題，充分、有力地發揮其全局性、統攝性的管理功能，較大地提高企業的行政效率和行政質素，徹底改變行政在企業中的形象和地位，真正體現其在企業中應有的作用。