主持“解決問題”的會議技巧總結
“解決問題”的會議,是指決策者們討論實質性問題的工作會議,它是領導者最常運用的一種會議形式。能否主持好這類會議,是對領導者能力和作風的綜合考驗,也是會議成敗的關鍵。
(1)“解決問題“的會議一般程序。
這類會議通常分五步進行:
第一步,用簡潔明確的語言闡明會議的目的和所要討論的問題;規定會議的範圍,即把會議限制在一定議題之內,不討論議題之外的事,交代一下會議的開法和時間上的要求。
第二步,把需要討論的問題按重要性的大小和緩急程度排列一個順序。
第三步,一個問題一個問題地討論。每個問題最好討論拿出幾種解決辦法,從中挑選出最好的解決辦法,或把幾種辦法的長處綜合成一種新的辦法,並充分分析實行這種辦法後將會出現什麼樣的情況和結果,怎樣解決?
第四步,這項工作如何付諸實施?由誰來做?什麼時候達到什麼樣的效果才能算完成?完成後以什麼樣的形式彙報和總結?
第五步,每一個問題討論完畢,主持者要作一次歸納,形成一個一致的意見;全部問題討論完畢,主持者作簡要總結,歸納一下會議的成績與不足,強調一下有關問題;如果需要舉行下次會議,則同大家商定下次會議的開法和時間;如果需要將會議內容形成一個檔案或紀要,則當場將承辦人落實。
(2)主持“解決問題“的會議需要注意的幾個問題。
一是抓住重點,把握方向。主持者要牢記會議宗旨,帶領與會者朝會議目標努力。爲此,要善於牽“牛鼻子”,區別有益的討論和無關的爭論;有用的發言和無用的廢話。
在某人的發言或衆人的爭論偏離會議主題時,主持者要用適當的方式及時提醒,引導當事人言歸正傳,使會議緊緊圍繞中心內容進行。在衆多的發言中,主持者要把精力集中在選擇切實可行的解決方案上,對那些實際上不能執行的`方案,不管其說得多麼頭頭是道,都應毫不猶豫地將其列入放棄之列,最多隻能將其可取之點吸收到可行方案中來。否則,很容易形成一個不了了之的“扯皮會”。
二是掌握進程。哪個問題應當作爲重點研究,討論時間就應長些;哪個問題比較簡單,時間就應用得少些,主持者要心中有數,不能顛倒主次,大題小作,小題大作。問題討論到什麼程度算恰到好處,領導者要掌握“火候”,不失時機地轉入下一個題目。
三是民主作風。會議要開得好,必須有一個寬鬆的氣氛,使到會者無拘無束,暢所欲言。這種氣氛能否形成,主要在於主持者是否有民主作風。
主持人要把自己置於同大家平等的位置上,啓發大家開動腦筋,毫無顧忌、毫不保留地發表意見。對大家的意見,主持者要善於傾聽,體察異同,分析歸納,引導鼓勵。不管某個人發表的意見是否有被採納的價值,主持者都要給予積極的鼓勵和適當的評論,因爲它對全面分析問題總是有幫助的。主持者千萬不要搞一言堂,更不能壓制不同意見,強制大家迎合自己的觀點。只有會議主持者具有這樣的民主作風,才能充分發揮與會者的聰明才智,爲問題找到好的解決辦法。
四是言簡意賅的語言風格。會議要想取得高效率,必須使每個與會者的發言都言簡意賅。而想做到這一點,主持者能否帶頭做到言簡意賅則是關鍵。
如果主持者說話漫無節制,拖泥帶水,其他與會者就會產生兩種情況:一種是和你一起信馬由繮,使會議鬆鬆垮垮;另一種是對會議毫無興趣,認爲你白白浪費了他的寶貴時間。如果主持人的語言風格簡單明瞭,在客觀上立刻可以造成會議的緊迫感,使大家的精神處於高度集中的狀態,會議的效率就會大大提高。
五是善於調解氣氛。事實證明,輕鬆的氣氛有助於活躍思想,討論問題。會議的主持者要善於製造這種氣氛。
每當出現僵局或氣氛拘謹、緊張時,主持者應當發揮“幽默”的藝術,比如可以不時用一個不過分的笑話、俏皮話、笑聲或友好的諷刺來解除緊張狀態,使大家輕鬆自如地繼續討論。同時,會議要注意適當的休息。每過一兩個小時,就應當休息一二十分鐘,使大家緊張的神經鬆弛一下。討論時間持續得太久,頭腦就會處於抑制狀態,效率反而不高。當然,選擇休息的時間也要講究時機=
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