會議邀請函模板

(一)會議邀請函的含義

會議邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。

邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品發佈會產等，以發邀請函爲宜。而會議通知則用於具有縱向關係(即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的管理關係)性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。

(二)會議邀請函的基本內容

會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。更多邀請函盡在YJBYS邀請函頻道

(三)會議邀請函的結構與寫法

　1.標題。由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《亞太城市資訊化進階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的'文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”

2.稱呼。邀請函的發送對象有三類情況：

(1)發送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。

(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，後綴“先生”、“女士”、“同志”等。

(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啓者”統稱。

3.正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯繫聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　4.落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。

5.成文時間。寫明具體的年、月、日。

　範文

尊敬的________負責人:

您們好!

爲進一步促進雙方的交流與合作，提高我們的綜合實力，確保________年各項要求持續有效實施及提升，我公司將於________年______月_____日召開供應商會議。會議將於上午8：30開始簽到，9點準時開始，於當日結束。

會議內容主要如下： 

       1. 重點產品過程能力審覈

       2. 新產品開發樣品送樣流程

       3. 外借資產管理

       4. 外發資料有效版本管理

        5. 不良通知對策書填寫要求

        6. 合格供應商新增產品流程.

敬請各位企業負責人和質量技術主管參加，並於______年____月____日前填寫本邀請函中的回執部分，傳真至我公司。

如有疑問，請及時聯繫。

祝

商祺!

______________公司

________年_____月_____日