會議通知怎麼寫新手
新手怎麼寫會議通知?那麼,下面就由CN人才網小編給大家介紹會議通知怎麼寫吧。
通常,會議是溝通的主要方式,而且是單位或組織進行工作的重要活動。
會議的具體目的是:
(1)資訊的傳達;
(2)資訊的交換;
(3)相互啓發;
(4)作出決定;
(5)收集創意。
根據會議的目的,可以分爲以下形式的會議:
(1)說明會議;
(2)研究會議;
(3)解決問題會議;
(4)學習會議;
(5)創意收集會議
舉行會議的決定:
會議是爲了單位或組織經營管理的需要而召開,所以必須根據這一目的來判斷有無召開的必要。計劃及召開會議,評估成果,是上級的工作;遵照上級指示,準備會議或參加會議,是下屬的工作。會議的準備工作的周全與否,對會議的成果有極大的影響。
參加會議的人選:
會議的目的和議題決定之後,需要決定參與會議的人選。如果是例行會議,人員和開會日期都已固定,不會過於操心。但是,爲了特定的問題而召開的會議,如果人選有誤,會議的成果必然不會樂觀,所以需要謹慎行事。
會議召開者需事先調查預定參加者在時間上是否方便,並收集會議必要的`各種資訊,從無法出席會議的有關人員處獲取必要的意見、答覆或檔案。
會議日期、時間的決定:
會議的日期和時間要考慮議題的緊急程度及預定出席者是否方便。如果是緊急召開的會議,時機就十分重要。有時重要人員沒有出席,會議就等於沒開一樣,結果當然不好。緊急會議應與特別忙碌及重要的人員聯繫,請他們及早計劃參加。
會議場所的選擇:
根據會議性質及人數作決定,通常需要注意一下幾點:
(1)避免噪音嚴重的場所;
(2)空間大小要合適;
(3)預定開會所需要的時間,確定其他人使用會議場所的時間,並作寬裕的時間準備;
(4)其他。光照,桌椅,投影儀等
如果有欠缺的物品,會議前必須準備或會議當天攜帶。
會議議程表的製作:
會議議程表的製作對會議的順利進行關係重大。由上級預定議事程序和執行方法,以及時間分配等,下屬配合議程,詳細檢查接待方式,會議中的接待、會議的記錄、會議後的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。
會議通知的寫法和傳達方法:
召開會議的要點決定後,就需要通知全體會議對象。內部會議一般應在五天到一週以前通知;外部的人員也參加的會議,至少要在一週或十天前發出邀請通知。如果是緊急會議,或者在召開之前時間有限,可暫時用口頭或電話通知,但即使如此,也要透過短息等發出正式書面通知,以防有人聽錯會議時間、地點,耽誤大事。
在寫通知時,一定要有:
(1)會議的名稱;
(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱;
(3)日期、時間(開始到結束的預定時間);
(4)地點(具體在幾樓幾號會議室);
(5)議題(或議事內容)
(6)主辦者的聯絡處、電話號碼等
(7)開會所在地,建築物的名稱、幾樓、電話號碼(必要時附地圖)
(8)其他:注意事項、是否備有餐點、是否有停車場,或當天需要準備的資料,都要詳細說明。
對外部參會人員,要隨函附上回執,並明示期限,讓對方能在期限以前回函通知是否參加。若逾期對方仍沒有來資訊告知是否參加,必須立即用電話聯繫。
例:
關於召開全省軍隊轉業幹部安置工作會議的通知
各市市委、市政府,省委各部委,省各委辦廳局,省各直屬單位,部屬各有關單位:
爲貫徹中發〔xxx〕3號和國轉聯〔xxx〕3號檔案,傳達全國軍隊轉業幹部安置工作會議精神,部署xxx年我省軍隊轉業幹部安置工作,省委、政府決定,於6月18日在南京召開全省軍隊轉業幹部安置工作會議。現將有關事項通知如下:
一、出席會議人員
各市分管軍隊轉業幹部安置工作的副書記或副市長1名,市委組織部、人事局、勞動局負責同志和市委組織部綜合幹部科(處)長、軍轉辦主任各1名。
省委各部委,省各委辦廳局,省各直屬單位及部屬各有關單位負責同志和人事(幹部)處長各1名。
軍隊出席會議人員的通知由省軍轉辦另發。
二、會議時間、地點
會議定於6月18日在南京雙門樓賓館(南京市虎踞北路185號)召開,會期1天。各市出席會議人員於6月17日下午到雙門樓賓館報到;省級機關各部門、單位和部屬各有關單位出席會議人員6月18日上午8:15直接到雙門樓賓館開會。各市限帶車2輛。
三、其他事項
各市、省級機關各部門、單位和部屬各有關單位請於6月17日上午11時前將出席會議人員名單報省軍轉辦。 中共xx省委辦公廳
xx政府辦公廳
xxx年六月十五日
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